10 ingredientes para proyectos exitosos por Brad Egeland

Si bien nadie puede garantizar el éxito en un proyecto determinado, seguir pasos probados y verdaderos, además de una sólida experiencia en proyectos, puede ayudarlo a acercarse lo más posible a un éxito garantizado. Hay demasiados riesgos, demasiadas variables para garantizar el éxito ... diferencias de un proyecto a otro y de una organización a otra. Pero también sabemos que seguir acciones y procesos repetibles de manera regular que han funcionado en el pasado (sus 'mejores prácticas' comprobadas si lo desea) le brindan las mejores posibilidades de éxito regular del proyecto.

Éxito vs fracaso

¿Qué es el éxito del proyecto?  ¿Cómo se define? ¿Difiere de un proyecto a otro o de un cliente a otro? Ciertamente, existen diversos grados de éxito y fracaso del proyecto, ¿verdad?

Algunas formas en las que sabría, sin lugar a dudas, que su proyecto ha fracasado hasta cierto punto son ...

  • La satisfacción del cliente es muy baja
  • El proyecto se canceló antes de la implementación
  • El exceso de presupuesto es un problema importante
  • Los requisitos están cambiando en fases profundas del proyecto.
  • Los miembros del equipo del proyecto, o el director del proyecto, han sido reemplazados debido a problemas de liderazgo o desempeño.
  • La línea de tiempo se ha salido de control

Algunas formas en las que sabe que el proyecto generalmente puede considerarse un éxito ...

  • La satisfacción del cliente es alta
  • El cliente ha iniciado órdenes de cambio solicitando más trabajo.
  • Los principales hitos y entregables del proyecto se están aprobando sin demoras
  • El presupuesto del proyecto está en el objetivo
  • Los hitos del proyecto y los plazos de entrega se han cumplido periódicamente.
  • La dirección ejecutiva está recibiendo comentarios positivos del cliente.

10 claves del éxito

Me gustaría presentar mis propias 10 claves personales para lograr el éxito regular de un proyecto. A medida que los lea, le animo a que piense en sus propios procesos y comparta sus pensamientos sobre cuáles podrían ser sus diez pasos o serie de pasos que sabe que funcionan bien para usted o para otras personas de su organización.

Practica una comunicación excelente y eficiente.  Este es el trabajo uno para el gerente de proyecto y equipo y puede ser el ingrediente más importante para el éxito del proyecto. La excelente comunicación de las prioridades y expectativas a los miembros del equipo de entrega aumentará su comprensión de lo que se espera de ellos y aumentará su probabilidad de completar la tarea a tiempo.

Tenga una PMO sólida y centralizada.  Un fuerte PMO permite la utilización de sesiones de intercambio de conocimientos y lecciones aprendidas posteriores al proyecto. Póngale un buen director de PMO como líder y concéntrese en los PM con experiencia, no solo en los PM certificados.

Maneja el horario con mano de hierro.  Administre el cronograma de manera estricta y la mejor manera de mantenerlo encaminado es asegurarse de que todos lo sepan y lo que se espera de ellos. Nunca dejes que esté demasiado desactualizado.

Administre el alcance con la misma rigurosidad.  Maneje todos los cambios de cerca: alcance, riesgos potenciales, órdenes de cambio.  Alcance creep está bien si está cubierto por una orden de cambio. Entonces no está afectando negativamente el cronograma y el presupuesto. Rastrea, rastrea y rastrea un poco más.

Co-administrar con el cliente.  Una situación cohesiva y de cogestión con la organización del cliente del proyecto con una rápida difusión de cualquier alerta o información crítica mantiene al cliente comprometido e informado. Sea siempre franco y honesto con el cliente: es su dinero y es su proyecto lo que está gestionando.

Opte por prácticas repetibles de MP.  Procesos reutilizables y repetibles y plantillas para planificar, Mapas mentales y la ejecución del proyecto son clave para construir una PMO sólida que ayudará a garantizar el éxito continuo del proyecto. Sin estos, usted basa el éxito regular del proyecto en la suerte o el azar y eso no funcionará.

Entregue como se esperaba.  La entrega constante de material e información esperados (informes de estado, estado actualizado del presupuesto del proyecto, listas de problemas / riesgos) lo convierte en un cliente muy satisfecho.

Participar en una comunicación frecuente con todas las partes interesadas.  Las comunicaciones formales y ad hoc frecuentes (llamadas al equipo de entrega, llamadas sobre el estado del cliente, alertas y actualizaciones por correo electrónico) mantienen a todos igualmente comprometidos.

Encuentre y conserve los recursos adecuados.  La retención de los recursos del proyecto capacitados y necesarios es fundamental. Descubra el conjunto de habilidades correcto, obtenga los recursos y luche como loco para mantenerlos cuando otros proyectos críticos lo llamen.

Mantenga a la gerencia ejecutiva informada y comprometida.  Invite a la alta dirección a una reunión con el cliente. Asegúrese de incluirlos en la información crítica del estado del proyecto, o posiblemente en todos los informes de estado. Lo que no quieren, no lo mirarán. Pero siempre tendrán la oportunidad de estar informados y recordarán su proyecto, por lo que puede usarlos para derribar un obstáculo, si es necesario.

Resumen

Ninguna lista larga de elementos o ingredientes puede garantizar el éxito de un proyecto, sin importar qué tan de cerca se siga. Sucederán baches, los proyectos varían, ocurren riesgos, surgen problemas y cosas que afectarán al proyecto que nunca imaginó que podrían suceder. Pero descubrí que al ceñirme a los 10 conceptos clave detallados en este artículo, generalmente me he dado a mí y a mi equipo una buena oportunidad de lograr el éxito del proyecto sobre una base regular.

¿Y nuestros lectores? Mientras lee estos, ¿qué otros elementos agregaría a la lista que mejor funcionen para usted? ¿Con qué cosas de esta lista no estás de acuerdo?