Un evento exitoso requiere estrategia y planificación por Brad Egeland

¿Qué será lo próximo en su vida personal o profesionalmente? ¿Una fiesta de aniversario? ¿Una graduación? ¿Una boda? ¿Un webinar? ¿Una gran conferencia o lanzamiento de producto? Planificación es la clave del éxito y una buena plantilla de qué hacer ahora, qué hacer a continuación y cómo alcanzar sus objetivos finales con confianza es algo importante a considerar.

Los eventos, independientemente del tamaño, pueden ser difíciles de planificar, ya sea un gran evento de conferencia, una boda o incluso una pequeña reunión, la planificación de eventos puede salirse de control con mucha facilidad. Sin embargo, una buena planificación y una plantilla de planificación de eventos le permiten establecer las áreas principales de su evento y escribir todas sus ideas y separarlas en áreas temáticas individuales.

Independientemente de lo que esté planeando, generalmente querrá hacerlo bien. La mejor manera de hacer bien un evento o cualquier proyecto es planificar lo suficiente al principio para que esté preparado para comenzar a tiempo, mantenerse a tiempo y, por supuesto, terminar a tiempo.

Definir el evento

Al planificar un evento, realmente necesita comenzar con quién, qué, dónde y cuándo las preguntas respondidas o tentativamente respondidas. Ese es el nivel alto, la vista de 10,000 pies, ¿verdad? Al considerar un evento con más detalle, hay varias consideraciones clave que deben estar bien planificadas antes de que se pueda realizar una planificación detallada real.

Propósito.

¿Cuál es el propósito del evento? Definir esto bien es la base para el resto de la planificación. Conociendo el evento, la estructura y los detalles planificados de alto nivel lo ayudarán a establecer los trampolines en su lugar para las otras entradas clave que necesita para lo que es básicamente su proyecto general: "el evento". Estos otros insumos clave son los siguientes: asistencia, actividades, presupuesto, ubicación y cierre o "cerrar el evento".

Asistencia.

Definir la asistencia responderá a varias preguntas. Qué tamaño de lugar se necesita. Qué tipo de lugar se necesita. Qué comida y cuánto. Ayudará enormemente a definir el presupuesto. Y lo ayudará a comprender mejor el alcance del proyecto al darle una idea de qué tan grande será el evento.

Ocupaciones.

Qué actividades incluirá el evento. Qué vestimenta se necesitará para estas actividades. Ciertamente, ponerle la cola al burro no será parte de una gran boda, pero ciertamente puede ser parte de la celebración del décimo cumpleaños de su hijo. Comprender las actividades le dará una idea de 3rd proveedores de fiestas que deberán incluirse en su plan de eventos y presupuesto.

Presupuesto.

Todo evento necesita tener un presupuesto. No planificar es planificar fracasar. Nadie quiere gastar de más en un evento, incluso si es solo una barbacoa en el patio trasero. Conocer las entradas clave como la asistencia, las actividades y el uso externo de los proveedores contribuirá en gran medida a definir el presupuesto y mantener su bolsillo seguro de principio a fin.

Localización.

Un buen evento necesita una buena ubicación. Uno que pueda adaptarse al propósito del evento, las actividades propuestas y el acceso de proveedores necesarios para llevar a cabo el mejor evento posible. CES (Consumer Electronics Show) con 150,000 asistentes cada enero en Las Vegas no puede ocurrir en su patio trasero y la boda de su hija ciertamente no requiere el enorme y costoso Centro de Convenciones de Las Vegas.

Cómo apagarlo.

Cada proyecto, cada creación y entrega de productos y cada evento necesitan un cierre sólido para garantizar que se hayan enviado todas las facturas, que se hayan pagado todas las facturas, que se hayan enviado todas las gracias de boda, que se haya recogido todo el equipo del proveedor y que todo esté funcional, entregado y terminado. No deje cabos sueltos en el momento del lanzamiento.

Resumen / solicitud de aportaciones

El mayor predictor de un evento exitoso tiene que ser la cantidad de planificación efectiva que se realiza cerca del comienzo del evento general. No es suficiente planificación puede llevar a que no se solicite un artículo crítico o que no se invite a los invitados necesarios. Estos descuidos pueden llevar a retrabajos costosos y que consumen mucho tiempo y que lo desviarán de su horario y presupuesto. Para ciertos tipos de eventos que pueden ser devastadores o incluso un tapón de espectáculo y personalmente pueden llevar a una novia a llorar en la esquina o profesionalmente pueden llevar a la pérdida de un contrato de $1 millón en el futuro. Siempre que sea posible, corra, no camine, hacia una buena plantilla que lo ayude a superar el proceso crítico de planificación para eventos de cualquier tamaño.

Lectores, ¿qué piensan? ¿Qué agregarías a esta lista? Comparta cualquier historia de terror, o historias de éxito, que pueda tener.

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