Cinco soluciones para una PMO en dificultades por Brad Egeland

Hace unos años realicé una encuesta a mis lectores, principalmente gerentes de proyectos y directores de PMO y CIO, etc., y les hice algunas preguntas sobre la infraestructura de gestión de proyectos de su organización. Una pregunta, y las respuestas preocupantes a la misma, se centró en si los encuestados sentían o no que su oficina de gestión de proyectos (PMO) era efectiva. 42% dijo que sí, 58% dijo que no. 58%. Esa es una sólida mayoría. Eso es triste ... casi 6 de cada 10 encuestados pensaron que su PMO realmente no estaba haciendo su trabajo en términos de atender las necesidades de crecimiento profesional de los gerentes de proyectos, las diversas necesidades de capacitación, las necesidades de procesos y metodología y las necesidades generales del cliente del proyecto. No fuimos muy específicos, pero esas son algunas de las cosas clave que explico como funciones principales de la PMO y la mayoría de estas personas sintieron que sus PMO no estaban haciendo el trabajo.

Con todo lo dicho, ¿qué podemos hacer para ayudar a que nuestro gestión de proyectos oficinas más efectivas? Si está luchando, probablemente será más rentable solucionar algunas debilidades que desmantelar y comenzar desde cero. He visto ambos y me las arreglé para quedarme durante el desmantelamiento porque era un consultor necesario en ese momento. De hecho, jugué un papel importante en la fase de evaluación de daños y reconstrucción.

Sin saber específicamente qué está mal, daré mis cinco trucos generales principales o corregiré los intentos para ayudar a que la PMO en dificultades sea productiva, eficiente y apunte en la dirección correcta ...

Reemplazar el Director de PMO. Cuando tiene que producirse un cambio, a menudo comienza desde arriba. El proyecto va muy mal y el cliente se queja ... reemplace el gerente de proyecto. Cuando la PMO se esté hundiendo, intente reemplazar el Director de la PMO. He visto demasiados directores de PMO que eran administradores de recursos regulares, por lo que los trasladaron para ejecutar la PMO (llamada incorrecta), o eran principalmente administradores de proyectos y tenían el título de Director de PMO solo de nombre (llamada igualmente mala) . El director de PMO debe centrarse en los gerentes de proyecto y sus necesidades, no en cualquier proyecto que estén liderando en este momento. Consiga a la persona adecuada en su ayuno.

Reemplazar a los gerentes de proyecto ... ahora. Al igual que el Director de PMO debe irse, también lo hacen algunos gerentes de proyecto. Si tiene entre 6 y 10 directores de proyecto o más, reemplace la mitad. Asegúrese de conservar la experiencia más exitosa para que pueda comenzar a trabajar nuevamente, pero debe limpiar la casa hasta cierto punto. Si hay menos de 6 a 10, busque uno o dos para reemplazar.

Mejore los informes de estado. Un ajuste al proceso de informe de estado generalmente puede brindar un alivio rápido. Genere una plantilla única para todos con una buena vista del tablero. Esto liberará tiempo al gerente de proyectos de la creación de dos o tres versiones diferentes del informe de estado y brindará a todos los detalles que desean y necesitan.

Distribuya informes de estado en la organización. Si aún no está sucediendo, asegúrese de que todos los informes de estado del proyecto se estén distribuyendo por la organización. Esto le da a la PMO mayor visibilidad y credibilidad con la alta dirección ... y esto es fundamental para la aceptación y la financiación de la alta dirección para la PMO. Ganar-ganar.

Mejorar la usabilidad de la PMO. Haga el camino para que toda la organización use la PMO para gestionar sus proyectos más fácilmente. Eso significa potencialmente crear un mejor proceso de inicio de proyectos. Omita llamadas telefónicas y correos electrónicos ... cree un formulario en línea que cree la mayor parte de lo que un gerente de proyecto o gerente de cuenta necesita al salir antes de sentarse con el cliente potencial (para proyectos internos) o el patrocinador interno para proyectos externos. Demasiados obstáculos engorrosos pueden dejar el proceso de inicio de su proyecto casi inutilizable o fácil de omitir, al igual que algunos de esos sitios de solicitud de empleo en línea.

Resumen / solicitud de aportaciones

No hay garantías de que alguno de estos realmente "arregle" su PMO. Estos son intentos generales para mejorar el proceso y han demostrado ayudar a una PMO con problemas a ganar algo de tracción muy necesaria en el pasado.

¿Qué hay de nuestros lectores? ¿Qué opina de estas sugerencias y qué ha visto funcionar para usted o sus colegas a lo largo de los años? Comparta y discuta.