Hágalo bien a la primera por Brad Egeland.

Nadie es perfecto. Nos gusta pensar que a veces estamos logrando la perfección en nuestros proyectos o productos que entregamos… estamos muy orgullosos de ellos. Sin embargo, realmente sabemos que ... no importa cuánto intentemos, la perfección es básicamente inalcanzable. Haz tu mejor esfuerzo, eso es todo lo que realmente puedes hacer. Pero cuando está entregando un producto o una salida a un cliente que paga, es extremadamente importante que no esté proporcionando una salida de mala calidad o propensa a errores. Dicen que solo tienes una oportunidad de causar una buena primera impresión y eso es cierto. Pero cuando hablamos de los compromisos que gestionamos para los clientes de nuestro proyecto, no se trata solo de la primera impresión que damos durante el inicio del proyecto. No, es mucho más que eso. Se trata de cómo gestionamos al personal del proyecto durante todo el compromiso. Se trata de cómo gestionamos al cliente y las comunicaciones de principio a fin. Y se trata de la calidad del trabajo que producimos desde el primer entregable hasta el último punteado de las "i" y el cruce de las "t". Se trata de resultados de calidad. Eso puede tener un efecto tan dramático en la confianza y la satisfacción del cliente ... y si lo maneja mal, es posible que no tenga una próxima oportunidad o una segunda oportunidad.

¿Entonces qué hacemos al respecto? Bueno, esto es lo que me pasó y lo que hice al respecto. Estaba entregando una solución de software de alta tecnología a un cliente en un proyecto; ese era nuestro proyecto ... entrega e implementación de un solución de software personalizada. Con eso vinieron todos los documentos que podría esperar producir: el documento de requisitos, el documento de diseño funcional (FDD) y el documento de diseño técnico (TDD) son los más grandes ... además de algunos otros documentos menores. Pero todos debían pagarse por los entregables que el cliente esperaba. Así que esperaban calidad, por supuesto.

¿Qué sucedió cuando mi analista de negocios fue a entregar el documento de diseño funcional? Estaba lleno de errores de formato y ortografía. No es un gran problema, pero el programa PDF que estaba usando causó algunos problemas de formato que no notó ni notó cuando fue a entregar un 2Dakota del Norte versión y luego una 3rd versión, ellos también estaban forjados con errores. No hace falta decir que después de tres versiones de mala calidad del mismo producto en esa etapa inicial del proyecto, los niveles de satisfacción y confianza de nuestros clientes habían disminuido considerablemente.

Planifique, intercambie ideas y revise todo por pares

Una vez que identificamos la fuente, el programa de creación de PDF, pudimos crear documentos electrónicos sin errores para el resto del proyecto. Pero nunca se puede pasar por alto el hecho de que, en ese proyecto y con el cliente, usted era el gerente del proyecto y la organización de entrega y permitió el envío para la aprobación de tres versiones muy propensas a errores de lo que debería haber sido un proceso fácil. documento para conducir a través del proceso de aprobación.

Desde ese momento en adelante y en cada proyecto desde entonces, he implementado nuevos procesos de planificación y revisión para ayudar a asegurar que los entregables lleguen al cliente sin errores… la primera vez. Nosotros mapa mental procesos, hacemos una lluvia de ideas para acercarnos lo más posible a la perfección y revisamos todo por pares. Cada miembro del equipo del proyecto dedica algún tiempo a analizar cada entregable. Incluso se transfiere a los informes de estado y el cronograma del proyecto también se entrega porque me aseguro de que mi equipo vea ambos y los esté bien antes de que vayan al cliente. Para esos dos elementos, es más para asegurarse de que lo entiendan y sepan lo que está sucediendo que para la revisión por pares, pero me da varios pares de ojos para ver lo que estoy armando para el cliente del proyecto, así que estoy no enviarles información mal escrita o mal comunicada sobre el estado del proyecto. Sloppy es descuidado y no lo quiero en mis proyectos.

Resumen / solicitud de aportaciones

Llega un momento en cada proyecto en el que debemos entregar algo al cliente. Puede ser un entregable al final o puede ser veinte entregables en todo momento. El tema común por el que queremos luchar es la entrega constante a tiempo de resultados de calidad ... algo de lo que podemos estar orgullosos y por lo que esperamos que nos paguen. Es vergonzoso para nosotros y para nuestros accionistas si entregamos resultados de baja calidad y esto puede llevar a clientes que no están contentos y que nunca volverán a hacer negocios con nosotros. Eso no es para lo que estamos en el negocio, ¿verdad?

¿Y nuestros lectores? ¿Ha tenido proyectos con muchos problemas o errores en los que tuvo que luchar para volver a encarrilar las cosas y convertir los problemas en resultados de calidad? Comparta y discuta.