Gestión de proyectos con MindGenius

Esta guía es para aquellos de ustedes que nunca han usado las palabras administración de proyectos en el trabajo, así que intentaremos comenzar desde abajo y avanzar para explicar todo lo que podría ser necesario. En primer lugar, definamos lo que consideramos un proyecto: un proyecto es un conjunto de tareas agrupadas con un objetivo común en mente que:

• Tiene un comienzo y un final claros
• Crea algo nuevo (incluso si existe en otro lugar)
• Tiene límites que incluyen alcance del proyecto y especificaciones
• ¿Tiene alguien a cargo o alguien personalmente involucrado en el resultado?

La gestión de proyectos es el proceso de entrega del proyecto y el resultado deseado dentro de los plazos definidos y el presupuesto acordado y, por lo general, se divide en cinco áreas clave:

• Iniciación del proyecto
• Planificación de proyectos
• Entrega del proyecto
• Seguimiento de proyectos
• Cierre del proyecto

Iniciación del proyecto

Se iniciará un proyecto para cumplir con un requisito específico. Los ejemplos podrían incluir la creación de un nuevo sitio web o la implementación de un nuevo sistema de TI; son necesidades comerciales que están fuera de las operaciones comerciales normales. En este punto, la naturaleza y el alcance del proyecto se describirán a un nivel muy alto; los detalles vendrán más adelante. En esta etapa, es importante comprender qué se incluirá en el proyecto y, lo que es más importante, qué no se incluirá para evitar cualquier confusión o duda sobre el alcance del proyecto y todas las partes interesadas deben llegar a un acuerdo al respecto.  

El propósito de esto es obtener el acuerdo de partes interesadas sobre la necesidad comercial del proyecto, así como la viabilidad antes de continuar. 

Una vez que se ha aprobado el proyecto, puede comenzar la fase de planificación.

Planificación de proyectos

Durante la planificación del proyecto, el alcance de alto nivel acordado durante el inicio del proyecto se divide en requisitos completos, objetivos y entregables e incluirá la preparación de una Declaración del Alcance del Proyecto, una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS), Hitos, convirtiendo el WBS en un Diagrama de Gantt , preparar un plan de comunicación para que las partes interesadas sepan cómo los actualizará durante la duración del proyecto y una evaluación de riesgos en cada área del proyecto. 

Con el desglose del trabajo en tareas individuales y un cronograma completo del proyecto preparado, se identifican las dependencias y se puede determinar la Ruta Crítica del proyecto. Una vez que esto se completa, se puede establecer la línea de base del proyecto. Esto luego se utilizará para medir el desempeño y el progreso a lo largo del proyecto. 

Entrega del proyecto

Aquí es cuando comienza el proyecto, comenzarán las tareas individuales y el equipo se pondrá a trabajar. A lo largo de la ejecución del proyecto, se debe prestar mucha atención a la asignación de recursos para identificar posibles problemas y cuellos de botella que afectarían la ejecución general. Los recursos se referirían a las personas que trabajan en el proyecto, así como al presupuesto y los materiales. 

La entrega del proyecto y la gestión y el control del proyecto se consideran fases independientes de la gestión del proyecto. Sin embargo, en realidad, estos funcionan de la mano a medida que se realiza el seguimiento a lo largo de la entrega del proyecto. 

Seguimiento de proyectos

El seguimiento a lo largo de un proyecto es muy importante y la entrega del proyecto debe supervisarse según un conjunto de KPI basados en objetivos, seguimiento de costes y rendimiento. Las reuniones de estado se llevarán a cabo durante esta fase y los horarios se modificarán según sea necesario.

Es importante mantener la documentación actualizada durante todo el proyecto y eso también formará parte del seguimiento y control. La línea de base tomada al comienzo del proyecto se comparará con todo para resaltar las áreas donde la entrega real difiere del plan original. Esto brinda la oportunidad de resaltar las posibles señales de alerta y las principales preocupaciones para que puedan abordarse en el momento y no se ignoren hasta la fecha de vencimiento y luego sean una desagradable sorpresa para todos. 

Cierre del proyecto

Por su naturaleza, un proyecto alcanzará un estado completo y se entregará el resultado final. Se completará un informe final del proyecto y se debe realizar una revisión posterior a la reunión de cierre del proyecto; esto se centrará en lo que funcionó, lo que no funcionó y las lecciones aprendidas para el futuro.  

MindGenius para la gestión de proyectos

MindGenius permite a los usuarios capturar, visualizar y usar información para entregar proyectos exitosos. Empiece bien su proyecto al comprender completamente los requisitos, acordar el alcance del proyecto y preparar la estructura de desglose del trabajo antes de convertir sin problemas sus planes en un diagrama de Gantt para administrar tareas individuales y monitorear su proyecto hasta su finalización exitosa. Vea este breve video de 2 minutos sobre cómo MindGenius puede llevar su proyecto desde la idea hasta la entrega.

Fases del proyecto con MindGenius

Iniciación del proyecto

En este ejemplo, usamos la construcción de un nuevo sitio web como ejemplo de un proyecto:

Para comenzar con MindGenius, la planificación del proyecto comenzaría capturando todos los requisitos del proyecto en un mapa mental. Esto puede hacerlo una sola persona o reunirse en grupo para intercambiar ideas para el proyecto. Luego, esto se utiliza como base para una reunión de inicio del proyecto con las partes interesadas clave para garantizar que todos estén en sintonía antes de pasar a la etapa de planificación del proyecto más detallada. 

Planificación de proyectos