Desarrolle una declaración del alcance del proyecto con MindGenius
Una declaración del alcance del proyecto es una herramienta útil para delinear los entregables del proyecto e identificar las limitaciones, suposiciones y factores clave de éxito. La declaración de alcance bien redactada define claramente los límites de un proyecto. Antes de que comience el proyecto, el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto deben estar de acuerdo con la declaración del alcance antes de la ejecución del proyecto.
El alcance de un proyecto tiene un impacto directo en los otros dos elementos de la triple restricción del proyecto: tiempo y recursos. Si el equipo del proyecto no puede estar de acuerdo con el alcance, los otros dos elementos seguirán cambiando a pesar de la mejor intención del gerente de proyecto de ejecutar el proyecto.
El director del proyecto a menudo recurre a la declaración del alcance del proyecto como documentación formal para el alcance aceptado del proyecto. Algunas declaraciones del alcance del proyecto corren el riesgo de exceder una disertación académica cuando solo se necesitaba una página para transmitir el alcance del proyecto. Los gerentes de proyectos ágiles reconocen que el alcance se ajustará a lo largo del ciclo de vida del proyecto, por lo que compilar un volumen de alcance tedioso no es el mejor uso del tiempo del equipo.
Una mejor solución es documentar la declaración del alcance utilizando un mapa mental. La mapa mental todavía puede contener los elementos clave de una declaración del alcance del proyecto, que incluyen:
- Descripción del alcance del proyecto: una breve descripción o resumen del proyecto
- Entregables del proyecto: una lista específica de resultados producidos por el proyecto
- Criterios de aceptación del usuario: una lista de factores críticos de éxito para aceptar los entregables del proyecto.
- Límites del proyecto: identifica qué entregables están fuera del alcance del proyecto
- Restricciones del proyecto: una lista de las limitaciones del proyecto que normalmente se clasifican por resultados, plazos, recursos, restricciones físicas o técnicas.
- Supuestos del proyecto: una lista de pensamientos que se cree que son ciertos pero que deben confirmarse
La Figura 1 (abajo) muestra el MindGenius plantilla de declaración de alcance.
Al desarrollar el alcance de un proyecto, la lista de entregables, restricciones, límites y suposiciones es a menudo el resultado de lluvia de ideas. El uso de un mapa mental para capturar una lista exhaustiva de entregables y refinarlos proporciona flexibilidad en el proceso de definición del alcance. Una vez que las ideas se revisan, combinan y examinan, la declaración de alcance formal se puede refinar para su presentación.
Considere este escenario: su director solicita su participación en un nuevo proyecto de desarrollo de sitios web para compartir información financiera y de personal con un proveedor externo. Su responsabilidad es desarrollar el alcance y el cronograma de alto nivel basado en una serie de reuniones con su cliente comercial. Necesita facilitar las reuniones e identificar las necesidades del proyecto.
¿Cómo documentará el alcance?
Al utilizar MindGenius para facilitar las reuniones, puede capturar todos los detalles del alcance del proyecto a medida que los clientes comerciales intercambian ideas sobre los entregables, las limitaciones, las suposiciones y los criterios de aceptación. Al usar Map Explorer en MindGenius, el gerente de proyecto puede enfocarse en entregables específicos del proyecto sin mostrar otras secciones del mapa mental (Figura 2, abajo).
Una vez que se acuerdan los entregables, el mapa mental se puede refinar y las ramas se pueden colapsar. MindGenius ayuda a organizar las diferentes partes de la declaración del alcance para comunicar una vista que sea fácil de entender.
Los interesados en el proyecto no quieren leer más que una página que describe el alcance del proyecto. Dado que la mayoría de los entregables del proyecto (declaraciones de alcance, estatutos y requisitos) se convierten en una presentación de PowerPoint para ejecutivos, MindGenius ayuda a reducir la carga administrativa al exportar a Microsoft PowerPoint o Microsoft Word. El formato visual del mapa mental de MindGenius ayuda a transmitir el alcance del proyecto sin tener que leer páginas de documentación.
He realizado numerosas sesiones de lluvia de ideas para desarrollar el alcance de un proyecto y el uso de mapas mentales es una excelente manera de planificar, priorizar y comunicar usando colores, imágenes y líneas para identificar ideas importantes y preguntas clave. La Figura 3 (a continuación) incluye el ejemplo de mapa mental completo.
Se pueden usar formatos de mapas mentales similares para los estatutos de proyectos, planes de comunicación, estructuras de desglose del trabajo y actas de reuniones. Las minutas de las reuniones suelen ser un fastidio administrativo, sin embargo, al crear las minutas de las reuniones en un formato de mapa mental visual, he descubierto que mantiene a los miembros del equipo más comprometidos. El mapa mental actúa como la agenda de la reunión y las actas de la reunión se crean en tiempo real a medida que el director del proyecto agrega notas a cada uno de los nodos de la agenda. En lugar de crear un documento separado, creo un PDF del mapa mental y se lo envío al equipo después de la reunión.
Las actas de las reuniones y las declaraciones de alcance son solo dos ejemplos de los entregables del proyecto que se pueden crear con MindGenius. La capacidad de comunicarse visualmente ayuda a los miembros del equipo a comprender problemas complejos más fácilmente. A los interesados en el proyecto les gusta la comunicación visual porque las imágenes simplifican el alcance, los desafíos y los éxitos generales del proyecto. Encuentro que las partes interesadas, las PMO y los ejecutivos siempre buscan mejores paneles visuales. Los mapas mentales son una excelente solución para agregar a cualquier plataforma de informes ejecutivos debido a su naturaleza visual.
En las revisiones de las partes interesadas, he utilizado el mapeo visual para crear más participación y discusión en lugar de los puntos típicos que están vidriosos y apenas se leen. La naturaleza gráfica del mapa mental permite además la discusión a medida que las partes interesadas del proyecto discuten los desafíos, cambian las prioridades de los requisitos y continúan perfeccionando el mapa mental. Intente generar más participación de sus partes interesadas con el mapa mental.
Te animo a que descargues el
y utilizar el
para comenzar a aplicar el pensamiento visual a sus proyectos hoy mismo.
Se puede ver un ejemplo de una declaración de alcance completa aquí.
El Dr. Andrew Makar es director de programas de TI y autor de Cómo utilizar Microsoft Project y Preguntas de la entrevista de gestión de proyectos simplificadas. Para obtener más consejos sobre gestión de proyectos, visite www.tacticalprojectmanagement.com
