¿Es el mapa mental la herramienta esencial de gestión de proyectos?

Fiona Macintyre 11/1/18

Mencionar un herramienta de gestión de proyectos y la gente piensa automáticamente en algo como Microsoft Project. Sin embargo, lo que le falta a Microsoft Project es la capacidad de planificar a fondo al comienzo del proyecto. 

Puede pensar que planificar las tareas y un cronograma es lo que se entiende por planificación; sin embargo, hay una etapa de planificación antes de llegar a ese punto y ahí es donde Mapas mentales entra y por eso creo que es fundamental en la gestión de proyectos.

Una cosa que todos los proyectos tienen en común es que parten de una idea o la necesidad de hacer algo y, como resultado, tendrán un objetivo final. Por ejemplo:

  • Construye un sitio web
  • Mover oficina
  • Construir algo
  • Incremento de ventas
  • Mejorar la producción

La planificación de un proyecto es el ejercicio de trazar un mapa de cómo pasar de la idea al objetivo final. El camino a seguir no siempre está claro, así que piense en la planificación del proyecto como un ejercicio de trabajo en el camino de regreso desde el resultado final para acordar lo que debe hacer para llegar allí.

¿Dónde empezar?

Mi método de planificación de proyectos preferido es mapas mentales y así es como iniciaría cualquier proyecto. Recopilar pensamientos e ideas en un mapa mental le permite desarrollar las diversas actividades que serán necesarias para alcanzar el objetivo final. Los mapas mentales le permiten capturar ideas de un equipo amplio. A medida que fluyen los pensamientos y las ideas, agréguelos a medida que surgen para construir el mapa inicial. Un pensamiento puede desencadenar algo más, por lo que puede agregar ideas relacionadas.

El diseño de un mapa mental significa que no tienes que pensar linealmente, simplemente captura todas las ideas al azar sin estructura. Comience con el objetivo final como la primera rama del mapa mental. Una vez que se captura toda la información, comienza a agrupar las cosas, priorizarlas y construir la imagen de la mejor manera de avanzar.

Usemos la construcción de un sitio web como un ejemplo de cómo se construiría un mapa mental de planificación de proyectos.

A medida que surgen las ideas, el mapa mental crece para capturar toda la información.

También puede adjuntar imágenes de ideas sobre estilos de diseño que le gusten y serán considerados para este proyecto. Los detalles, como los estilos de diseño, generalmente se almacenarían en otro lugar, como un archivo compartido o un sitio como Pinterest. La ventaja de adjuntar a la rama del mapa mental es que se almacena junto con el texto o la idea relevante, por lo que toda la información está en un solo lugar.

Hasta que finalmente el mapa tenga todas las ideas necesarias para decidir cómo proceder. Las categorías le permiten asignar prioridades para tomar decisiones informadas.

Nuestra Guía de gestión de proyectos detalla cómo crear cualquier plan de proyecto e incluye plantillas fáciles de seguir para ayudarlo a comenzar.

Todo plan y ninguna acción

Cuando a alguien se le asigna el objetivo de, por ejemplo, crear un sitio web, es fácil sumergirse y comenzar a hacer lo que ellos creen que son las tareas para lograr ese objetivo. Bucear y comenzar sin elaborar el mejor plan es una forma segura de que el proyecto fracase: las suposiciones sobre lo que se debe hacer sin tener claro si son correctas solo conducen al fracaso.

Mapas mentales, como he descrito aquí, es una actividad para garantizar que se realicen las tareas correctas. Una vez identificados, los recursos se pueden agregar directamente a su mapa mental para comenzar a asignar tareas a los miembros del equipo.

A medida que elabora este plan, puede convertirlo en un horario y verlo como un tablero de tareas o como un Gráfico de gantt para ayudarle a gestionar la entrega del proyecto.

La combinación de mapas mentales y gestión de tareas proporciona una transición perfecta desde la planificación de proyectos a Gestión de proyectos. Dentro de MindGenius, puede hacer toda la planificación y convertirla en el cronograma de su proyecto con un simple clic. 

Sin embargo, es posible que ya tenga un proyecto o herramienta de gestión de tareas en el lugar donde gestiona la entrega del proyecto. Eso es igual de perfecto, puede planificar su proyecto en un mapa mental de la manera que he descrito aquí y mover las acciones y tareas resultantes a la herramienta de gestión de proyectos que elija para administrar hasta su finalización.

Cualquiera que sea el objetivo final de un proyecto, la planificación del proyecto garantiza que sepa cómo llegar allí. El mapeo mental ofrece una forma visual y colaborativa de identificar el mejor camino a seguir, convirtiéndolo en la herramienta de planificación de proyectos esencial. 

Pruebe los mapas mentales para su próximo ejercicio de planificación de proyectos.

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