Caminemos juntos por el fuego por Brad Egeland.

Tomando una línea de una de mis canciones favoritas de uno de mis grupos favoritos… BUSH… Estoy pensando en cómo esta línea se relaciona con muchas de nuestras experiencias de gestión de proyectos. A menudo, como gerentes de proyecto, los proyectos que ejecutamos pueden parecer como si estuviéramos atravesando una serie de incendios con nuestros equipos, nuestros clientes y nuestras partes interesadas y reaccionando a muchos con frustración que buscan una luz al final del túnel. ¿Pero realmente tiene que ser así? No.

Me doy cuenta de que en el mundo cotidiano de la gestión de proyectos solemos actuar, al menos una vez al día, de forma “reactiva”, algo que ha surgido en uno de los proyectos que estamos liderando. Tratamos de no hacer de la gestión reactiva una forma de vida porque si lo hacemos, básicamente terminamos apagando incendios todo el día y todo el proyecto. Esa no es una manera de vivir, no es una manera de administrar, y casi hay una manera de mantener su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto cuando siempre está reaccionando al último problema. Gestionar un compromiso de esta manera significa que siempre estaremos un paso por detrás de la competencia. Un paso por detrás del problema o el riesgo. Un paso por detrás de la necesidad real. Todo será una sorpresa. El éxito se logrará porque tenga suerte, no porque sea bueno.

La gestión proactiva gana

Para estar al tanto de las actividades de nuestros proyectos, como jefes de proyecto, debemos ser proactivos. Planifique los detalles de nuestro proyecto de trabajo para la semana. Manténgase al tanto de los problemas. Manténgase al tanto de los riesgos. Revise los problemas y los riesgos con regularidad, no solo los coloque en un sorteo después de haberlos identificado. El objetivo principal de identificarlos era poder responderles de manera adecuada cuando ocurrieran. No solo para decir: "Bueno, teníamos razón, podría suceder". No, es para decir: "Teníamos razón y estábamos preparados".

Me gusta comparar ser proactivo en nuestra vida empresarial y en los proyectos que gestionamos con conducir de forma defensiva al volante de un coche. Es un concepto difícil de enseñar, o lo entiendes o no. Cuando conduce, debe hacer varias cosas: considerar el clima, considerar las condiciones de manejo, anticipar lo que van a hacer otros conductores, saber cuáles son sus planes y considerar qué podría salir mal. Necesitamos hacer las mismas cosas en los proyectos que gestionamos.

Cuando los clientes ven a nuestros equipos trabajando de manera proactiva en los problemas y en preparación para los próximos eventos en lugar de de manera reactiva, definitivamente les infunde confianza de que conocemos nuestro trabajo y podemos desempeñarnos en el proyecto con un alto nivel de excelencia. Y esa confianza se traduce en satisfacción del cliente. Los clientes seguros son clientes que regresan y también trabajan en colaboración con usted cuando se presentan problemas y cuando se necesitan órdenes de cambio en el proyecto. Y es mucho menos probable que llamen a su director ejecutivo en medio del proyecto y le pregunten "qué diablos está pasando" porque todo lo que ven que está haciendo es combatir incendios. La gestión proactiva lleva a los buenos directores de proyectos a tomar mejores decisiones para sus proyectos, sus clientes y sus equipos de proyectos.

Resumen

En el mundo de la gestión de proyectos, la planificación lo es todo. Bueno, eso y muy buena comunicación. Una buena planificación genera preparación, que a su vez genera una gestión proactiva. El gerente que siempre está actuando de manera reactiva a todo lo que surge, rara vez gana, rara vez cumple con el programa y asusta muchísimo a su ahora desconfiado cliente. Planifique bien, administre riesgos y problemas, y esté preparado, en la medida de lo posible, para manejar esos obstáculos en el camino. Usted, su personal y su cliente estarán más felices por ello y el éxito será mucho más fácil de lograr de manera continua en sus proyectos.

Lectores: ¿cuál es su opinión sobre esto? ¿Qué tan proactivo eres en la gestión diaria de tus proyectos? ¿Está atravesando incendios o está planificando proactivamente los riesgos y los problemas de seguimiento? ¿Siempre está respondiendo o está avanzando y derribando la mayoría de las barreras y apagando la mayoría de los incendios con planes de mitigación y evitación que implementó desde el comienzo del proyecto? Comparta y discuta.