Síntomas de una PMO ineficaz por Brad Egeland.

¿Su infraestructura de gestión de proyectos está haciendo todo lo necesario para promover el máximo éxito del proyecto en la organización y para los clientes de su proyecto? ¿Están sus gerentes de proyecto creciendo, expandiendo sus carreras, obteniendo la capacitación y certificaciones necesarias y asesorando a colegas de la manera en que un gestión de proyectos oficina (PMO) debería estar en funcionamiento? El enfoque no se centra en el éxito o las necesidades de hoy ... se trata de las necesidades y el crecimiento del mañana.

Cuando construimos una infraestructura de gestión de proyectos o una oficina de proyectos, la intención generalmente es crear estabilidad en el proyecto, éxitos continuos y crecimiento profesional para los gerentes de proyecto involucrados. Todo, por supuesto, con miras a la excelencia en la entrega del proyecto y la satisfacción del cliente del proyecto 100%. Se trata de clientes habituales, clientes referenciables y, para su propia organización, el aumento de ingresos que proviene de un aumento en la base de clientes satisfechos.

Por lo tanto, cuando hay problemas con la ejecución del proyecto, se deben tomar medidas correctivas. Por qué estamos experimentando problemas, qué podemos hacer al respecto y cómo no repetir nuestros fracasos en el futuro. A medida que avanzamos en este proceso de pensamiento, consideremos algunas causas comunes de oficinas de gestión de proyectos ineficaces y defectuosas. Aquí están mis favoritos ...

Liderazgo deficiente.

Puede tener los mejores gerentes de proyectos que el dinero puede comprar, pero si el liderazgo de su PMO es deficiente o básicamente no existe, entonces siempre tendrá problemas con el éxito de la PMO y, por lo general, fracasará al final. Una PMO necesita liderazgo y ese no es solo el gerente de proyectos con más experiencia dando alguna dirección y llevando a cabo reuniones semanales de PMO. Las peores PMO que he experimentado fueron las PMO dirigidas no por un director de PMO dedicado, sino por un gerente de proyectos con experiencia que dirigió proyectos la mayor parte del tiempo "actuó" en el rol de director de PMO básicamente liderando reuniones semanales de PMO y verificando periódicamente a los gerentes de proyecto. en sus proyectos. Estar disponible para discutir problemas o liderar reuniones no es lo mismo que defender el rol de director de PMO y el desarrollo profesional de los gerentes de proyecto involucrados, así como la mejora continua de la base de conocimientos de PM, los procesos y las plantillas disponibles para los gerentes de proyecto líderes. los proyectos a diario. Las metodologías deben revisarse y mejorarse de vez en cuando (¿lecciones aprendidas?); No solo permanecen estancadas o inexistentes.

Falta de fondos.

Para que la PMO funcione de manera eficiente y efectiva, debe haber suficientes fondos organizacionales dedicados a ella. Todos los departamentos de una empresa necesitan fondos para aumentos de sueldo, suministros, viajes, capacitación, certificación y producción continua… no sucede por casualidad. Si no hay fondos, una organización nunca podrá adquirir y retener buenos gerentes de proyectos para liderar compromisos, capacitación y certificación para que tengan más éxito, o gastos generales para que trabajen en equipo juntos ... en colaboración ... para mejorar más allá de los costos e ingresos normales de ejecutar un proyecto.

Falta de apoyo organizacional.

Para que una infraestructura de gestión de proyectos alcance en última instancia algún grado de éxito, debe contar con el apoyo y la aceptación desde la parte superior de la organización hacia abajo. Si las personas de nivel C están ejecutando sus propios proyectos favoritos a través de su propio liderazgo de proyecto, entonces la organización del proyecto designada tendrá muchas dificultades para ganarse el respeto y la influencia en la organización. Los ojos están mirando a los ejecutivos, y si no están utilizando la oficina central de proyectos, el resto de la organización no tardará mucho en hacer lo mismo. Deben predicar con el ejemplo.

Falta de líderes de proyectos certificados.

No estoy diciendo que sea "imprescindible" que todos los directores de proyectos de una organización estén certificados en gestión de proyectos. Sin embargo, la certificación será beneficiosa para la infraestructura de gestión de proyectos. Incluso hay certificaciones disponibles para que las personas se conviertan en expertos reconocidos en la creación de una oficina de gestión de proyectos eficaz y exitosa y en el desarrollo y liderazgo de PMO. La certificación no debería ser necesariamente un requisito completo para todos los gerentes de proyectos en una organización, pero la falta de certificación entre los gerentes de proyectos puede dificultar la atracción de grandes proyectos y clientes y desempeñarse al más alto nivel. Algunas industrias pueden incluso requerirlo para que una organización esté en la lista de proveedores preferidos. Nuevamente, no estoy diciendo que la certificación sea absolutamente fundamental para el éxito del proyecto, pero definitivamente es beneficiosa y ayudará a una organización a conseguir proyectos más lucrativos y rentables, visibles a largo plazo y complejos.

Problemas de comunicación.

La comunicación es el trabajo uno para el director del proyecto. Y, por lo tanto, si los canales de comunicación son deficientes o silenciados o si el liderazgo de la gestión de su proyecto carece de buenas habilidades de comunicación, entonces el flujo siempre importante de comunicación necesaria y crítica se verá afectado. La mala comunicación hace que los éxitos de los proyectos sean extremadamente difíciles de lograr y repetir.

Falta de herramientas adecuadas y procesos repetibles.

A veces nos las arreglamos por experiencia, instinto y suerte. Pero logramos el éxito continuo mediante el uso de buenas metodologías, procesadas y plantillas orientadas al éxito. Cada PMO exitosa desde el principio de los tiempos los tiene y todos tienen éxito al revisar esos procesos y plantillas con regularidad, al menos una vez al año, para continuar mejorando el crecimiento de la carrera de desempeño y la entrega de proyectos.

Resumen

Las oficinas de gestión de proyectos ineficaces pueden contribuir a muchos problemas dentro de una organización, el menor de los cuales puede ser proyectos fallidos con bajos márgenes de beneficio. Una vez que los proyectos comienzan a fallar, o se ejecutan de manera ineficaz, otros clientes potenciales de su industria no tardarán en enterarse del fracaso de su organización o de las inconsistencias en las entregas de proyectos. Una vez que eso sucede, puede llevar años recuperarse, si es que puede recuperarse. Es por eso que una infraestructura de gestión de proyectos sólida o una oficina de gestión de proyectos es fundamental para la organización y para la entrega constante de proyectos exitosos a su base de clientes. La participación, el apoyo y la financiación del liderazgo sénior es fundamental y cualquier desempeño negativo o falla constante necesita una reacción, discusión, investigación e investigación rápidas, diagnóstico y acción correctiva.

Lectores: ¿Cuáles son sus experiencias con las fallas e ineficiencias de la oficina de gestión de proyectos? ¿Dónde pudo tomar medidas correctivas o tuvo que empezar de nuevo desde cero? ¿O rendirse? ¿Dónde hubo grandes repercusiones en los proyectos?