Términos de gestión de proyectos para líderes de equipo

Confundido por Gestión de proyectos ¿condiciones? ¡No estás solo! 

PRINCE2, NVP, Estimación análoga, etc. Es todo tan desconcertante. Por lo tanto, se lo hemos facilitado a todos los líderes de equipo y gerentes que están ejecutando proyectos y les hemos traído una lista de lo que creemos que son los términos clave de gestión de proyectos que debe conocer.

Los términos que se cubrirán son:

  • Estructura de desglose del trabajo
  • Interesado
  • Patrocinador de proyecto
  • Six Sigma
  • Fluencia del alcance del proyecto
  • Proceso de gestión de riesgos
  • Gráfico de gantt
  • Lluvia de ideas
  • Base
  • Plan de gestión de la calidad

Estructura de desglose del trabajo

La Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) define el trabajo que es obligatorio para producir el objetivo final del proyecto. Primero, debe identificar el trabajo que debe entregarse, lo que se conoce como entregables (esto incluye el alcance del proyecto). Los entregables luego se dividen en varios niveles de tareas que son manejables y que se pueden programar, asignar costos y recursos. El uso de este método le permite dividir un proyecto en partes más manejables para luego delegar en el equipo del proyecto.

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de empezar:

  • Decida si su proyecto estará orientado al proceso o al producto.
  • Compruebe que no haya superposición entre elementos, ya que puede crear confusión.
  • Asigne sus recursos y preste atención a cómo se utilizan en etapas posteriores para que pueda identificar cualquier error inesperado o demora.
  • Una buena WBS necesita el aporte de todos los involucrados en el proyecto, por lo que todos los elementos están planificados.

La WBS permite que todos los involucrados en el proyecto tengan una visión holística y comprendan su impacto en el proyecto.

Interesado

Interesado es una persona, grupo u organización que tiene interés o inquietudes en el negocio. Esta (s) persona (s) pueden afectar y verse afectadas por las acciones, objetivos y políticas de la empresa. Las partes interesadas no deben confundirse con los accionistas, que es una persona que ha comprado una acción en una empresa, por ejemplo, el capital propio de la empresa.

Hay 3 tipos de partes interesadas: primarias, secundarias y excluidas. Los principales interesados tienden a ser internos y participar en las transacciones económicas de la empresa. Por ejemplo, proveedores, empleados y clientes. Los secundarios son externos y se ven afectados por las acciones de la empresa, es decir, público, comunidad, medios de comunicación, grupos de apoyo empresarial. Se excluyen aquellos que no tienen ningún impacto económico en el negocio.

Es importante identificar a sus Stakeholders al inicio de un proyecto porque necesita crear una estrategia para administrarlos, comunicarlos e involucrarlos en el proyecto. Este paso es clave ya que los proyectos pueden completarse pero no tener éxito si las partes interesadas no están satisfechas.

Six Sigma

Six Sigma se preocupa por mejorar la calidad de los bienes / servicios que produce una organización minimizando la variación en el proceso de producción. Los productos defectuosos se producen cuando la línea de producción carece de estabilidad y varía en consistencia.

La mejora del proceso se realiza mediante el modelo DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar):

  • Definir: defina el problema y cómo está afectando su proceso actual.
  • Medir: mida sus datos, al hacer esto podrá comprender qué partes están funcionando y cuáles no. Por lo tanto, puede identificar qué necesita cambiar.
  • Analizar: analiza los datos que has medido para ver qué necesita mejoras.
  • Mejoras: tome lo que se necesita mejorar y proponga soluciones. Pon a prueba tus ideas y revísalas según sea necesario.
  • Control: una vez que haya completado el proceso, deberá revisarlo a lo largo del tiempo para asegurarse de que se esté utilizando el método más eficiente.

La aplicación de este modelo a un proceso inconsistente puede disminuir la variación y aumentar la calidad de los bienes / servicios.

Patrocinador de proyecto

El patrocinador del proyecto es un individuo (a menudo un gerente) con la responsabilidad general del proyecto. Esta persona es responsable de garantizar que el proyecto cumpla con las metas y los objetivos comerciales acordados. El patrocinador del proyecto es importante para el proyecto, ya que es vital para el liderazgo del equipo al actuar como un campeón del proyecto, la venta y el marketing del proyecto.

Normalmente, el patrocinador del proyecto es responsable de: garantizar que las necesidades comerciales se prioricen correctamente; asegurarse de que el proyecto siga siendo una propuesta comercial viable; asegurarse de que los cambios y los riesgos se gestionen adecuadamente; resolver problemas más allá del control del PM y la calidad general del proyecto.

Fluencia del alcance del proyecto

Project Scope Creep es donde el proyecto experimenta un crecimiento descontrolado más allá de las expectativas iniciales de lo que se va a entregar. Esto afecta los requisitos, los recursos y los plazos.

Fluencia del alcance del proyecto Es probable que suceda en algún momento de cada proyecto, por lo que estar preparado es clave para gestionarlo con éxito. Scope Creep puede ocurrir por muchas razones, tales como:

  • El equipo considera todos los comentarios y trata de hacer todo.
  • Tiene varias partes interesadas, cada una con diferentes puntos de vista y opiniones sobre lo que debe incluirse y suceder.
  • El mercado externo cambia, esto está fuera de su control y debe responder en consecuencia para seguir siendo competitivo.
  • No ha creado un buen primer plan (Alcance del proyecto) y se requieren muchos cambios a lo largo del proyecto.
  • Se esperan cambios en un proyecto, pero no permita que el alcance se salga de control.
  • El crecimiento descontrolado del alcance del proyecto como resultado de los cambios constantes en los requisitos sin tener en cuenta el impacto en los recursos o el calendario.

Proceso de gestión de riesgos

La Gestión de Riesgos es la previsión y evaluación del riesgo asociado a un proyecto junto con la identificación de los procedimientos para evitar o minimizar su efecto en el proyecto. Las organizaciones pueden utilizar el proceso de gestión de riesgos, que es un proceso básico de cinco pasos diseñado para gestionar el riesgo de un proyecto.

  • Paso 1 Identifique el riesgo: en primer lugar, debe identificar los riesgos a los que está expuesto en el entorno en el que está operando. Los riesgos pueden incluir: legales, ambientales, de mercado, etc.
  • Paso 2 Analizar el riesgo: una vez que se ha identificado el riesgo, es necesario analizarlo y clasificarlo en niveles de gravedad y gravedad. También es importante comprender el vínculo entre el riesgo y la organización.
  • Paso 3 Evalúe o clasifique el riesgo: Una vez que se ha analizado el riesgo, debe clasificar el riesgo. Este es un paso importante ya que permite a la organización ver toda la exposición al riesgo.
  • Paso 4 Trate el riesgo: Todos los riesgos deben eliminarse o minimizarse tanto como sea posible. Esto se hace trabajando con los equipos relevantes a los que pertenece el riesgo. Esto requiere que se comunique con cada parte interesada para organizar reuniones para que se puedan discutir los problemas y se pueda determinar un plan de acción.
  • Paso 5 Monitorear y revisar el riesgo: Es importante recordar que no todos los riesgos pueden eliminarse, por ejemplo, los riesgos ambientales y de mercado. Por lo tanto, es fundamental que el riesgo se controle durante todo el proyecto para garantizar una interrupción mínima.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt se utilizan en la planificación de proyectos como una línea de tiempo visual que explica la EDT de las tareas, la duración, los recursos, las dependencias y las relaciones entre cada tarea, así como los datos del proyecto. Esta visualización le brinda una vista completa del proyecto a lo largo del tiempo.

Los beneficios de usar un diagrama de Gantt incluyen conexiones entre tareas, ver la línea vertical "hoy", su equipo puede ver el proyecto como un todo y comprender su efecto en el proyecto en su totalidad.

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es donde los miembros del equipo del proyecto llevarán a cabo una discusión grupal para generar ideas sobre el proyecto. Esto se puede utilizar para recopilar datos y técnicas creativas que se pueden utilizar para identificar riesgos, ideas y soluciones. 

Al realizar una lluvia de ideas sesión, todas las ideas de los participantes se registran y analizan más tarde.

Base

En la gestión de proyectos hay 3 tipos de línea base: línea base del cronograma; línea de base de costos y línea de base de alcance. Los tres constituyen la línea de base de la medición del desempeño.

base es un cronograma fijo que representa el estándar que se utiliza para medir el desempeño del proyecto. La elaboración de la línea de base normalmente se asocia con el final del proceso de planificación del proyecto.

La creación de la línea de base incluirá información de la estructura de desglose del trabajo (WBS), el alcance del proyecto, la gestión de riesgos, etc. Siempre que se produzcan cambios en el proyecto, se crea una nueva revisión de la línea de base para que pueda realizar un seguimiento de los cambios en el proyecto. Los gerentes de proyecto deben realizar un seguimiento del progreso de la tarea, el costo y el tiempo en comparación con la línea de base para proporcionar informes de estado y evaluar el valor ganado.

Plan de gestión de la calidad

El Plan de Gestión de la Calidad es un documento utilizado en ISO 9001 que establece el proceso de calidad relacionado con una empresa o un proyecto. Este plan establece el método y los medios de la empresa para asegurar la calidad en lo que se está llevando a cabo. Establece el nivel aceptable de calidad, que ha sido definido por los clientes y describe cómo el proyecto cumplirá con este nivel.

Los beneficios de utilizar un plan de calidad son:

  • Aumento de la confianza en que los requisitos se cumplirán con un estándar mínimo de calidad.
  • El equipo del proyecto tiene el control del proceso.
  • Conocimiento de nuevas oportunidades.

Aunque hay muchos más términos en el diccionario de Gestión de proyectos, creemos que estos son los más importantes. Valdrá la pena conocer los términos básicos de PM, ya que puede llevarlo a ser más organizado y exitoso.

Ahora que está más preparado para comenzar su proyecto, con estos términos clave en su haber. ¿Por qué no echar un vistazo a Cómo iniciar un proyecto, un blog que le brinda los conceptos básicos sobre dónde comenzar un proyecto exitoso.

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