Estrategias para la gestión de equipos de proyectos virtuales - Parte 1 por Brad Egeland

Durante mucho tiempo he sido un defensor del trabajo remoto, gestión de proyectos y el concepto de equipo de proyecto virtual. Ha funcionado con mucho éxito para mí como PM y consultor, y para muchas de las organizaciones para las que he trabajado y consultado.

Sé que trabajar desde casa o donde no esté la oficina no es necesariamente para todos. Gestión remota de proyectos, aunque a menudo es un enfoque sensato y rentable para la gestión de muchos proyectos estándar, definitivamente no está exento de desafíos. De hecho, solo en términos de comunicación, liderazgo y relaciones puede convertirse en un gran desafío. Agregue el desarrollador deshonesto que busca convertirse en un equipo de un solo hombre, el analista de negocios que tiene una experiencia significativa en otras tecnologías pero que está 'aprendiendo' una nueva mientras ayuda a liderar su implementación, o el especialista en documentación que está muy extendido en ocho diferentes proyectos, pero reside a 1.500 millas de usted y puede ver cómo ciertos problemas logísticos realmente pueden afectar sus proyectos si no aprende a lidiar con cada uno de ellos de manera metódica y cuidadosa.

Hay muchas cosas a tener en cuenta al gestionar un equipo y un cliente muy dispersos geográficamente. A los efectos de este artículo, me gustaría ver cinco que considero clave. Estoy muy abierto a que nuestros lectores compartan sus pensamientos y, con suerte, sus propias estrategias para administrar recursos calificados desde lejos. Aquí están mis cinco estrategias clave personales ...

#1 - Simplifique las comunicaciones

Ok, dije que esta lista no estaría en un orden particular de importancia, pero la comunicación es siempre la número uno en mi lista. De hecho, considero que es la responsabilidad número uno del director del proyecto. Es probable que el gerente de proyecto que no pueda aprender a comunicarse de manera efectiva y eficiente con su equipo de proyecto y el cliente experimente muchos problemas del proyecto y fallas frecuentes del proyecto a lo largo de lo que probablemente será una carrera corta en administración de proyectos.

El gerente de proyecto que supervisa un compromiso de proyecto remoto con un equipo y un cliente geográficamente dispersos debe consolidar y priorizar las comunicaciones. Utilice el correo electrónico y la mensajería instantánea (mensajería instantánea), mensajes de texto, blogs, discusiones en cadena, etc. para comunicaciones basadas en relaciones. Utilice una herramienta de software de gestión de proyectos probada para controlar las tareas asignadas en el proyecto. Las comunicaciones de naturaleza importante deben ser cohesivas y nunca entregarse en piezas fragmentarias que el receptor debe improvisar. El concepto de comunicación eficiente, pero eficaz, no se puede llevar a casa demasiado. Es de suma importancia, especialmente en el modelo de gestión remota de proyectos.

#2 - Construya relaciones efectivas

Cuando usted es el gerente de proyecto que intenta unir a un equipo remoto que quizás nunca se reúna en persona, entonces ahora está en el negocio de administrar las relaciones. Periódicamente, durante el transcurso del trabajo, audite su tiempo. ¿Cuánto tiempo dedica a actividades destinadas a fomentar relaciones más sólidas con sus empleados móviles? Califique cada relación en una escala del 1 al 10, donde 1 es débil y 10 es muy fuerte. Elabore una estrategia para continuar desarrollando sus fuertes y planifique actividades de construcción de relaciones para arreglar los débiles. Pregúntese por qué son débiles y qué puede aprender de ellos. Evite señalar con el dedo y levante el espejo para reflexionar sobre sus propias oportunidades de mejora.

Esas son las dos primeras de mi lista personal de cinco mejores estrategias. En la Parte 2, continuaré la discusión y veré los tres últimos en mi lista, y luego espero con ansias las aportaciones de nuestros lectores a partir de sus propios pensamientos y experiencias.