¿Qué aspecto tiene una PMO exitosa? Por Brad Egeland

He formado parte de muchas PMO, incluso he ayudado o liderado el proceso de construcción de un par de ellas. Soy obstinado, en general, así que después de ver que varias PMO fracasan gravemente y que un par realmente prospera, tengo mis propias ideas sobre lo que considero que son los ingredientes clave para oficinas de gestión de proyectos sólidas, o PMO. He visto cómo se construyen y derriban varias oficinas de proyectos en organizaciones bien intencionadas que de otro modo eran productivas ... excepto por el hecho de que eran malas para proporcionar una sólida infraestructura de gestión de proyectos.

Para los propósitos de este artículo, me enfocaré en lo que considero que son los cuatro ingredientes principales para una gestión de proyectos oficina…

Respaldo ejecutivo.  La PMO de larga duración tiene la aceptación de los ejecutivos. Es fundamental que la PMO se tome realmente en serio en la organización. Las empresas con PMO que no cuentan con el apoyo de los ejecutivos pueden carecer de financiación y también pueden ver proyectos clave dirigidos por grupos especiales creados fuera de la PMO. Esto solo hará que la PMO sea vista como una entidad no crítica con el tiempo ... lo que conducirá a su eventual desaparición.

Liderazgo fuerte y enfocado.  Esto puede sonar o parecer obvio, pero déjame explicarte más. He visto muchas PMO dirigidas por directores de PMO que eran básicamente los PM con más experiencia del grupo. Esa experiencia no los convierte en un buen líder. Además, a menudo ellos mismos lideraban proyectos. Considero que es un error. Si está dedicado a crear una oficina de gestión de proyectos eficaz, coloque un buen director de PMO para que la dirija y lo mantenga alejado de los proyectos, excepto en los casos más extremos en los que se necesita su opinión para superar algún obstáculo o problema. Los PM necesitan orientación, capacitación, desarrollo profesional y responsabilidad. El director de la PMO ya debería tener un plato lleno solo con esas responsabilidades.

Experiencia en las filas.  Una PMO llena de gerentes de proyectos con PMP y otras certificaciones no garantizará el éxito. Es fundamental que su PMO esté formada por personas con proyectos exitosos en su haber. La tutoría es esencial y estos PM experimentados con historias reales de éxito de PM (y fracasos ... así es como aprendemos) serán las mejores personas para ayudar a los nuevos gerentes de proyectos en la organización a aprender cómo administrar los compromisos de manera efectiva y exitosa de manera continua.

Mejores prácticas.  Las mejores prácticas pueden significar muchas cosas. Pero principalmente en lo que me estoy enfocando aquí son cosas como plantillas reutilizables, una metodología sólida y una estructura de gestión de proyectos que promueve una comunicación sólida, una buena retroalimentación, prácticas consistentes e informes semanales regulares sobre el estado del proyecto. Los PM tienen mucho que manejar de manera regular, especialmente si a menudo lideran cinco o seis proyectos al mismo tiempo, como suele ser el caso. Cuanto más podamos equiparlos con herramientas y prácticas sólidas que ayuden a generar el éxito regular del proyecto y una presentación coherente a los clientes del proyecto con los que se involucran, mejor será y más seguro estarán en la gestión diaria de sus proyectos. base.

Resumen / solicitud de aportaciones

Nada garantiza que su PMO dure para siempre o que el 90% o más de sus proyectos sean exitosos. Pero al seguir estos conceptos al construir, o reestructurar, si es necesario, la PMO de su organización, entonces probablemente verá un éxito más consistente en el proyectos que estás gestionando. Comparta sus pensamientos y opiniones sobre lo que considera que son ingredientes clave para el éxito de las PMO. Nuestras experiencias con los éxitos y fracasos de PMO nos ayudan a llevarlos adelante y construir infraestructuras de PM aún mejores en el futuro.

Lectores, ¿qué piensan? ¿Ha creado PMO exitosas y puede compartir sus pensamientos sobre los ingredientes para el marco y el éxito de PMO?