5 sencillos pasos para la sesión perfecta de lecciones aprendidas

Brad Egeland Creador y autor del blog Top Project Management: Bradegeland.com

Las lecciones aprendidas en cualquier proyecto es una excelente manera de aprender lo que todos los interesados clave creen que salió bien y mal en el compromiso. La clave es hacer que realmente aprendamos ahora para que podamos continuar mejorando el rendimiento de la entrega del proyecto en el próximo proyecto, y en el siguiente, y así sucesivamente.

Dicho esto, tengo un proceso simple de 5 pasos para realizar un lecciones aprendidas exitosas sesión. Es básico, pero debería serlo. No es muy diferente a cualquier otra reunión, pero puede ser un tema delicado para algunos y difícil reunir a las personas una vez que el proyecto termina o casi termina. Tan simple es lo mejor. Los cinco pasos ...

Planifique con anticipación. Podrías simplemente sentarte en una mesa redonda con todas las partes interesadas clave y recorrer la sala. El problema con eso es lo que debería tomar de 1 a 2 horas podría durar todo el día, por lo que, siendo el buen facilitador de reuniones que es, planifica con anticipación en lugar de simplemente llamar por teléfono. Planifique una fecha, hora y lugar y obtenga la aprobación del cliente. . Tenga en cuenta que para algo como este uso compartido no es realmente necesario. De hecho, vernos tampoco es realmente necesario, por lo que una conferencia telefónica debería ser suficiente a menos que la combine con algún evento de proyecto importante que no recomendaría. La única excepción es que soy un gran defensor de las múltiples sesiones de lecciones aprendidas que se llevan a cabo a lo largo de un compromiso de proyecto, que generalmente coincide con una firma / aprobación de entregable clave, por lo que si está en el mismo lugar para algo así, entonces genial.

Pero para el final único de la sesión de lecciones aprendidas del proyecto, planifique una agenda, presente algunos de sus pros y contras como iniciadores de la discusión y envíelos a todas las partes interesadas como parte del intercambio de información y la comunicación de invitación. Ayudará a poner en marcha el proceso de pensamiento, ya que la mayoría de las partes interesadas están realmente incómodas con las sesiones, así como sin experiencia con estas sesiones y no saben qué traer a la mesa. Su comunicación anticipada y su conjunto de inicio ayudarán a que la pelota ruede cuando comience la sesión real. Siéntase libre de recopilar esta información inicial con el equipo para avanzar más en la discusión con más material y más profundo: la perspectiva de cinco o seis personas para comenzar las cosas no solo sirve para una mejor discusión desde el principio, sino que también debe ayudar a acortar la reunión en general. .

Envíe por adelantado. A continuación, envíe esta información que usted y el equipo han preparado a todas las partes interesadas para su revisión. Como se mencionó anteriormente, les ayudará a llegar a esta sesión a veces incómoda más preparados y con más comprensión del enfoque general de la reunión ... haciendo que la reunión y la información que se compartan sean más útiles, centradas y productivas.

Obtenga retroalimentación. Obtenga comentarios de las partes interesadas planificadas. Muchos no necesitarán más información, pero algunos aún pueden necesitar instrucciones o los asistentes clave pueden solicitar un cambio de fecha para poder estar presentes. Cualquier comentario que reciba, incluso si se trata de comentarios sobre las ventajas y desventajas que envió para comenzar la fiesta, será útil para los objetivos generales de la reunión. La misión es compartir información y hacerlo de manera oportuna y controlada.

Conducta. A continuación, continúe con la sesión de lecciones aprendidas. Tome buenas notas o pida a alguien del equipo que las tome; tiene que ser alguien que haya pasado por el proyecto y haya experimentado los altibajos para que comprenda la discusión y cualquier comentario que se haga. Habrá muchos asentimientos de cabeza o sacudidas de cabeza.

Seguimiento. Finalmente, dale seguimiento. Siempre haga un seguimiento de cualquier reunión o discusión importante con las notas de la reunión y envíelas a todos los asistentes y asistentes propuestos que no estuvieron presentes. La clave es siempre asegurarse de que todos tengan voz y de que todos estén en sintonía al final del día. Solicite comentarios en 24 horas, revise las notas y envíelas por última vez.

Resumen / solicitud de aportaciones

Las lecciones aprendidas tienen que ver con comprender lo que todos hicieron "bien" y lo que podrían haber hecho "mejor". No se trata de señalar con el dedo. Se trata de aprender. ¿Cómo se siente acerca de las lecciones aprendidas? ¿Realiza la sesión con regularidad? ¿Cómo te sientes con esta lista? ¿Qué cambiarías al respecto?

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