Prevent your projects failing with these 5 steps

Por muy tentador que sea saltar y seguir adelante, la causa de la mayoría de los fracasos de los proyectos es el resultado de un trabajo inicial insuficiente. Generalmente, hay 5 etapas para la gestión de proyectos

  • Iniciación
  • Planificación
  • Ejecución
  • Supervisar y revisar
  • Cierre

Step 1 – Initiation

Es necesario articular claramente qué es el proyecto, sus objetivos, el caso de negocio, los beneficios y los problemas que resolverá. Además, debe definir el alcance de lo que aborda y, lo que es más importante, lo que no aborda. Debe identificar lo que entregará el proyecto y, lo que es más importante, es identificar y comprender el papel de cada una de sus partes interesadas.

Los interesados son aquellos que tienen voz, brindan apoyo o se ven afectados por su proyecto. Administrados correctamente, pueden proporcionar experiencia, identificar y reducir el riesgo, aumentar el éxito del proyecto y ayudar con la aceptación del proyecto. Debe mantenerlos a bordo durante toda la duración del proyecto, ya que, de lo contrario, cualquier retiro de su apoyo podría comprometer gravemente o terminar el proyecto.

 

Step 2 – Planning

Una vez que haya determinado lo que debe lograr el proyecto, puede comenzar a identificar sus entregables, dependencias, riesgos y suposiciones. En esta etapa inicial, reunirá recursos, un presupuesto y un cronograma, incluidos los principales hitos y fechas límite. No puede subestimar la importancia de su fase de planificación.

 

Step 3 – Execution

La fase de ejecución es donde se realiza el trabajo y es la fase más larga y exigente del proyecto. Las actividades planificadas deben administrarse cuidadosamente para garantizar que las tareas individuales comiencen y terminen a tiempo para minimizar los efectos secundarios en una fecha posterior. Lo mejor es resumirlo de la siguiente manera:

  • Delegar tareas en todo el equipo
  • Capacitar al equipo para tomar decisiones
  • Sé abierto a nuevas ideas
  • Gestionar comunicaciones
  • Mide el progreso con regularidad
  • Controla el alcance
  • Asegurar la calidad de la salida
  • Revise todos los entregables con las partes interesadas.

 

Step 4 – Monitor & Review

Es necesario no solo monitorear las actividades, sino también garantizar que elementos como el presupuesto, el alcance, el cronograma y los recursos sean los esperados. Es vital recopilar los datos correctos y utilizar las mejores herramientas para ayudar a identificar y abordar los obstáculos y problemas con anticipación. El monitoreo preciso y efectivo lo ayuda a tomar decisiones informadas y mantenerse dentro de su cronograma publicado. Las revisiones retrospectivas periódicas permiten aprender y tomar en cuenta las lecciones para evitar una repetición posterior.

 

Step 5 – Closure

El cierre del proyecto es una de dos cosas. Una entrega positiva de los entregables, documentación, liberación de personal y proyectos de equipos e información a las partes interesadas del cierre exitoso del proyecto. Alternativamente, es un reconocimiento de que el proyecto no puede cumplir con lo esperado y debe cancelarse de inmediato.

Todos los cierres de proyectos deben tener sesiones formales de lecciones aprendidas con las partes interesadas clave y cualquier aprendizaje de esas sesiones debe documentarse y transmitirse a otros líderes del proyecto.

 

Conclusión

El propósito de este blog es resaltar el valor de las técnicas de PM en proyectos que involucran equipos tan pequeños como de 3 a 4 personas. Es muy fácil caer en la trampa de administrar Tareas y esperar que todo salga bien, pero en realidad, el éxito de un proyecto a menudo se define por los esfuerzos y decisiones que se toman en las etapas de Iniciación y Planificación del Proyecto. Increíblemente, estos son aspectos de la MP a menudo ignorados por muchos de los llamados productos de MP. Productos que, por su diseño, animan a los PM sin experiencia a saltar a la Gestión de tareas.