5 formas de ser un excelente gerente de proyectos durante COVID-19 por Brad Egeland

No hay duda de que la forma en que hicimos las cosas el año pasado no puede ser la forma en que lo hacemos este año. O tal vez incluso el año que viene. Quién sabe cuánto tiempo durará esto y qué efectos duraderos tendrá la pandemia de COVID-19 en nuestros comportamientos y prácticas comerciales a largo plazo. Eso no significa que todavía no podamos practicar la excelencia y liderar proyectos muy exitosos, ya sea desde el hogar, la oficina o en algún otro lugar… como la playa… siempre y cuando la persona en la siguiente toalla esté a 6 pies o más de distancia de nosotros.

He compilado una lista de cinco formas en las que podemos utilizar las mejores prácticas para gestionar con éxito nuestros proyectos y equipos a la excelencia en el desempeño de proyectos y entregar bien a nuestros clientes ahora algo más inquietos y ansiosos en este clima de incertidumbre. Examinemos estas cinco formas ...

Comuníquese bien y con frecuencia. La comunicación es el trabajo uno para el director del proyecto. Y como muchos de nosotros trabajamos de forma remota y virtual, necesitamos ser mejores que nunca para comunicarnos de forma eficaz y eficiente. Necesitamos ser mejores oyentes que nunca. Eso se aplica a todos en ambos lados del proyecto y hacia arriba y hacia abajo en la lista de miembros del equipo del proyecto y partes interesadas. Es "todo dentro" cuando estamos luchando contra este tipo de baches en el camino en los proyectos, ya que todos atravesamos tiempos sin precedentes. El trabajo remoto y la administración remota de proyectos no son para todos y habrá gerentes de proyecto y miembros del equipo del proyecto que “aprenderán sobre la marcha” sobre la comunicación y cómo trabajar en proyectos remotos. La comunicación será la clave del éxito.

Delega las tareas correctamente. Cuando el panorama de un proyecto normal tiene que cambiar así en momentos como este, es extremadamente crítico que el gerente de proyecto ser un delegador muy eficaz de asignaciones de proyectos. No puede simplemente "asignar" y seguir adelante. Saber lo que está asignando y comprender y aprovechar las mayores áreas de fortaleza de todos será un ingrediente fundamental para el éxito. No puede simplemente descartar asignaciones, ya que este es un territorio inexplorado para muchos de nosotros. Y siempre debe hacer un seguimiento con los miembros del equipo después de asignar tareas. Siempre haga un seguimiento antes de que sea demasiado tarde y los plazos se vean afectados.

Sepa que el alcance cambiará. El cliente de su proyecto está pasando por los mismos problemas que usted y por los que está pasando su organización. Falta de acceso a recursos físicos e incertidumbre de la fuerza laboral, incertidumbre de las necesidades reales de las organizaciones hoy, mañana y el próximo mes. Las necesidades están cambiando: nadie esperaba que el coronavirus afectara a la fuerza laboral de esta manera y a organizaciones como esta o durante tanto tiempo. El proyecto que está liderando probablemente se concibió antes de que el virus fuera un problema ... muchos proyectos grandes se planifican antes del final del año fiscal anterior para que el presupuesto pueda estar en su lugar en el momento adecuado. Teniendo en cuenta todo eso, prepárate para gestionar un proyecto en el que la alcance puede estar cambiando y los requisitos, especialmente algunos de los detalles específicos, van a cambiar.

Anticípese a los riesgos. Junto con el alcance que probablemente cambiará hasta cierto punto durante el proyecto, indudablemente puede haber otros riesgos en este mundo loco plagado de virus. Es posible que los proveedores no estén disponibles para satisfacer las demandas de suministro para el proyecto o las necesidades de solución final en un momento. O puede que no estén en el negocio en absoluto o tengan la fuerza laboral lista para producir para su necesidades del proyecto. Es posible que no tenga acceso a todo su equipo para todo el proyecto o incluso al equipo completo del cliente o a los expertos en la materia (PYME). Los riesgos que debemos planificar ahora en los proyectos pueden ser muy diferentes de los riesgos que estamos acostumbrados a planificar en circunstancias más normales. Anticípese a una gama más amplia: piense fuera de la caja durante la planificación de riesgos ... se dará cuenta de problemas en sus proyectos que nunca vio venir.

Esté preparado para tomar las riendas del proyecto por completo. Tiene alta dirección y tiene su equipo y tiene sus partes interesadas. En condiciones normales, tiene a estas personas al final del pasillo en sus oficinas o sabe cómo comunicarse con ellas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Pueden estar disponibles o no. ¿Qué significa eso para usted como líder del proyecto? Es posible que esté tomando decisiones de proyectos difíciles sin nadie disponible para intercambiar ideas y sin tiempo para retrasar esas decisiones hasta que estén disponibles. Esto no es para los débiles de corazón, pero la gestión de proyectos nunca lo ha sido.

Resumen / solicitud de aportaciones

El coronavirus ha cambiado drásticamente vidas, comportamientos de compra, precauciones de seguridad y prioridades de vida. No hay duda de eso. Entonces, parece lógico que cambie la forma en que operamos nuestros negocios, interactuamos con los clientes y administramos nuestros proyectos. Cuando nos afecta tanto, es inevitable que la forma en que gestionamos e interactuamos y lideramos los proyectos también cambie.

¿Qué hay de nuestros lectores? ¿Ha estado trabajando de forma remota? ¿Cómo ha logrado mantenerse eficaz y liderar equipos de manera profesional y productiva durante esta pandemia? Comparta sus pensamientos y estrategias.