Cinco verdades sorprendentes sobre la gestión de proyectos por Brad Egeland

Los proyectos son difíciles de gestionar. Grandes y pequeños, sin duda. En el mundo de gestión de proyectos, no todo es siempre como parece o debería parecer. Cuando le llega un proyecto, puede pensar que debería estar listo para ser administrado. Tus superiores deben tener más experiencia y conocimientos de gestión de proyectos o liderazgo que tú. Las finanzas del proyecto deben ser sencillas.

No estoy diciendo que la gestión de proyectos sea difícil… no tengo que decírselo porque ya sabe que lo es. Sin embargo, las cosas no siempre son como esperarías, así que entra en cada proyecto como si fuera una pizarra limpia y con muchos hechos que cuestionar, suposiciones que analizar y preguntas que hacer.

Repasemos algunos de mis consejos clave para la gestión de proyectos que he descubierto a lo largo de los años ...

Es posible que su cliente no conozca el problema real que está creando la necesidad del proyecto. Este pasa todo el tiempo. El cliente cree que necesita un nuevo sistema CRM. Resulta que lo que realmente necesita es todo el sistema subyacente de RR.HH., contabilidad y reservas reelaborado para resolver todos sus problemas reales, porque todos son piezas de software remendadas locales que nunca hablarán de manera precisa o eficiente con el nuevo. solución que crea para la gestión de relaciones con los clientes, o cualquier cosa disponible que traiga y personalice.

Probablemente tenga un mejor currículum que la persona a la que informa.

Esto puede resultar una sorpresa, pero si tiene algunos años de experiencia probada en gestión de proyectos, probablemente se vea mejor en el papel que cualquier persona a la que esté informando. Con mi vicepresidente en una de mis primeras empresas aquí en Las Vegas, ese fue el caso. Mientras reuníamos hojas de vida para crear un portafolio de experiencias para usar en proyectos ganadores, el administrador de la oficina de Las Vegas me lo señaló: ella nos informó a los dos, pero él era su jefe en el papel. En mi próxima organización, ese fue el caso de mi Director de PMO. Fue el caso de una de las primeras empresas en la que lideraba grandes contratos gubernamentales multimillonarios de $$. Sobre todo porque yo era más un hacedor práctico… como probablemente tú lo eres… y ellos eran más el administrador de recursos.

La parte financiera no es tan fácil de administrar.

Probablemente no esté pensando que es muy fácil de manejar. Nada financiero lo es realmente. La mayoría de nosotros realmente apestamos personalmente. Hago. Pero profesionalmente, en proyectos y trabajos de consultoría, afortunadamente, soy mucho mejor en eso. Solo asegúrese de hacer un buen amigo / contacto en contabilidad que lo ayudará a obtener datos financieros precisos del proyecto todas las semanas y usarlos para mantener el panorama de salud financiera y el pronóstico financiero actualizados cada semana para que el presupuesto nunca se le escape. . Sáltelo incluso por una semana y podría tener serios problemas. Imagínese a 30 personas diferentes que emiten cheques o tienen tarjetas de cajero automático en su cuenta bancaria personal. Eso es lo que está sucediendo en sus proyectos. Tenga cuidado ... observe las finanzas muy de cerca.

Siempre tendrás órdenes de cambio.

Puede decir: "Soy excelente en la gestión del alcance". Puede decir, "no habrá necesidad real de un proceso de orden de cambio". Correcto. Cada proyecto tiene cambios. Cada proyecto tiene clientes que solicitan algo que no se encuentra en los requisitos originales. Los requisitos siempre cambian al menos un poco. Trabajé en una organización como jefe de PM de Vegas y ganamos un gran proyecto porque nuestro director ejecutivo prometió que no había órdenes de cambio sin importar qué. Luego se quitó la vida al principio del proyecto. Habla sobre un cambio importante. Cerró la empresa. Ahí está tu cambio.

Su cliente tiene muchas otras prioridades.

Finalmente, este puede ser un gran proyecto para usted, pero para el patrocinador de su proyecto, al menos en algunos compromisos, esto puede ser solo un proyecto estúpido que se le ha arrojado y que ahora tiene que vigilar mientras trabaja 110% en todo lo demás de lo que es responsable. . Por lo tanto, puede que no sea su máxima prioridad y cuando lo busque para decisiones, información, aclaraciones y reuniones, puede ser difícil encontrarlo o precisarlo en fechas, horarios y compromisos específicos. ¿Le estoy diciendo que podría sentirse frustrado por la falta de compromiso del cliente? sí. Es posible que deba encontrar formas creativas de mantenerlo comprometido. Piense en las tareas que pueda asignarle para que tenga que estar disponible para las reuniones semanales sobre el estado del proyecto para hablar sobre sus tareas. ¡Buena suerte!

Resumen / solicitud de aportaciones

Nadie dijo nunca gestión de proyectos fue fácil. De hecho, puede resultar increíblemente difícil. Y cada proyecto es diferente al anterior. Cada cliente es diferente. Y no importa cuán claramente establecidos estén sus procesos de gestión de proyectos en su organización, solo sepa que siempre tendrá que personalizarlos hasta cierto punto para cada proyecto. Rollo con los cambios y necesidades del proyecto.

¿Y nuestros lectores? ¿Qué agregarías a esta lista? ¿Estás de acuerdo con esta lista? Si es un PM con mucha experiencia, ¿qué desearía saber entonces que sepa ahora?