El éxito del proyecto depende de una relación sólida con los patrocinadores del proyecto

Involucrar a las personas adecuadas de la manera correcta en un proyecto puede marcar una gran diferencia entre el éxito y el fracaso. Otros factores sí juegan un papel, como la alineación de los entregables y el objetivo del proyecto, la celebración de reuniones productivas y la delegación de la carga de trabajo. La gestión de todos estos factores combinados conduce al éxito. Sin embargo, el factor de éxito más destacado es asegurarse de que todas las partes interesadas estén identificadas y a bordo del proyecto y que haya consenso de acuerdo.

¿Quién es una parte interesada del proyecto?

Partes interesadas del proyecto son entidades que tienen interés en un proyecto determinado y pueden ser de dentro o fuera de una organización.

Normalmente, una parte interesada:

  1. Voluntad patrocinador un proyecto, o
  2. tener un interés o una ganancia tras la finalización satisfactoria de un proyecto;
  3. puede tener una influencia positiva o negativa en la finalización del proyecto.

De acuerdo con la Instituto de manejo proyectos (PMI), el término parte interesada del proyecto se refiere a 'un individuo, grupo u organización, que puede afectar, verse afectado o percibirse como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto' (Project Management Institute, 2013). ISO 21500 usa una definición similar.

En el inicio de un proyecto, considere lo siguiente:

  • ¿Ha identificado a todas las partes interesadas?
  • ¿Quién encaja en la parte de la red de alto interés / alta potencia?
  • ¿Quiénes son tus aliados?
  • ¿Hay espectadores?
  • ¿Hay alguna persona o grupo que pueda resistirse al cambio?

Una vez que haya identificado a todas las partes interesadas, la creación de una matriz de partes interesadas es clave para ayudarlo a crear un plan de comunicación que le ayude en su enfoque de la Gestión de partes interesadas. La cantidad de tiempo que debe dedicar a la gestión de las partes interesadas depende del tamaño y la dificultad de sus proyectos y objetivos, el tiempo que tiene disponible para la comunicación y la cantidad de ayuda que necesita para lograr los resultados que desea.

Analice su lista de partes interesadas pensando en los niveles de apoyo que desea de ellos y los roles que le gustaría que desempeñen (si corresponde). Piense en las acciones que le gustaría que realizaran.

Identifique los mensajes que necesita transmitir a sus partes interesadas para persuadirlos de que lo apoyen y se comprometan con sus proyectos u objetivos. Los mensajes típicos mostrarán los beneficios para la persona u organización de lo que está haciendo y se centrarán en los impulsores clave del rendimiento, como aumentar la rentabilidad o brindar mejoras reales.

Comunicaciones y acciones clave

Finalmente, averigüe lo que necesita hacer para ganar y gestionar el apoyo de estas partes interesadas. Con el tiempo y los recursos que tiene disponibles, identifique cómo manejará la comunicación y los comentarios de sus partes interesadas.

Centrándose en las partes interesadas de alto poder / alto interés primero y las partes interesadas de bajo interés / bajo poder por último, elabore un plan práctico que se comunique con las personas de la manera más efectiva posible y que comunique la cantidad correcta de información de una manera que ninguno de los dos ni se comunica en exceso.

Como director de proyecto, es su trabajo asegurarse de que un proyecto se desarrolle sin problemas, que a menudo le obliga a comunicar cambios en las expectativas o resultados, así que prepárese para una buena y mala comunicación. Tener relaciones con todas las partes interesadas lo posicionará mucho mejor para poder manejar estos escenarios en caso de que ocurran.

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