La diferencia entre la carta del proyecto y la declaración del alcance del proyecto

¿Alguna vez se preguntó cuál es la diferencia entre una Declaración del Alcance del Proyecto y una Carta del Proyecto? ¿Realmente necesitas ambos? Siga leyendo para averiguarlo.

La carta del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto se crean en las primeras fases de un proyecto. Se utilizan durante todo el proyecto para asegurarnos de que vamos en la dirección correcta. No se puede subestimar la importancia de un estatuto del proyecto y una declaración del alcance del proyecto. Los estudios han demostrado que 39% de proyectos fracasan debido a la falta de planificación. La carta y la declaración de alcance son dos documentos esenciales que pueden ayudarlo a evitar ser parte de esa estadística. Si ha investigado ambos, probablemente se esté rascando la cabeza y preguntándose cuál es la diferencia. ¿Realmente necesito ambos? Siga leyendo para descubrir de qué se trata cada documento y cómo puede darles un buen uso.

La Carta del Proyecto

La carta del proyecto es donde documentamos por qué se está llevando a cabo un proyecto. ¿Qué entregará? ¿Cuáles son los beneficios que traerá? El público objetivo son todos los involucrados en el proyecto.

Es un documento de proyecto esencial, ya que aquí es donde acuerda con las partes interesadas y los clientes lo que entregará.  37% de los proyectos fracasan debido a la incapacidad de cumplir con los requisitos. Esto a menudo se debe a la falta de estatutos del proyecto. En muchos casos, el estatuto de un proyecto requerirá la firma antes de que pueda iniciarse un proyecto. 

Entonces, ¿qué incluimos en la carta del proyecto?

 

Debe incluir una descripción y el motivo del proyecto. Algo breve que transmita qué es el proyecto y por qué lo necesitamos. Si alguien se une al proyecto, debería poder comprender bien el proyecto leyendo la carta.

De manera confusa, incluimos el alcance del proyecto como parte de la carta. Esencialmente, la carta contiene una descripción general del alcance del proyecto y la declaración del alcance del proyecto lo desglosa en más detalle. El alcance debe ser claro y conciso. No debe haber ambigüedad sobre cuál será el resultado del proyecto. Para dejar en claro que hay algo que no entregará, escríbalo en la carta. Si el proyecto era para un nuevo sitio web de marketing, el alcance podría indicar que entregaremos la página de inicio, el blog, las páginas de destino de anuncios y la página de características del producto. También puede indicar que la parte de comercio electrónico del sitio está fuera de alcance. No caiga en la trampa de las expectativas no cumplidas o de entregar algo incorrecto. Asegúrese de que el estatuto indique claramente por qué se está llevando a cabo el proyecto y qué se entregará.

Otras cosas para incluir en la carta son:

  • Personal del proyecto y partes interesadas
  • Requisitos de alto nivel
  • Hitos básicos del proyecto
  • Riesgos de alto nivel
  • Presupuesto
  • Criterios de éxito

Como puede ver, la carta del proyecto es un documento importante. Asegúrese de que todos lo lean, entiendan y estén de acuerdo.

A continuación, veremos cómo expandir el alcance del proyecto en una declaración de Alcance del proyecto.

Declaración del alcance del proyecto

Una declaración del alcance del proyecto toma el alcance de la carta y lo amplía. Es esencial que esto se haga en colaboración con el equipo del proyecto. Como resultado, es mucho más probable que obtenga la aceptación de todo su equipo. Esto es fundamental si quieres que tu proyecto sea un éxito. Si bien la audiencia para esto es principalmente el equipo, también es útil cuando se informa a las partes interesadas.

En la declaración de alcance podemos definir lo siguiente (entre otros):

  • Cuáles son los entregables del proyecto. Si estamos entregando un proyecto de software, es posible que también necesitemos entregar un manual de ayuda y material de capacitación.
  • Qué limitaciones existen. ¿El equipo carece de cierta habilidad? ¿Un miembro clave del proyecto no está disponible 100% en ese momento?
  • ¿Qué suposiciones estamos haciendo sobre qué tan bien irán las cosas? ¿Estamos asumiendo que tenemos acceso a cierto equipo que necesitamos?
  • ¿Cuáles son los riesgos para el proyecto? ¿Hay algún miembro del proyecto con una habilidad altamente especializada? ¿Qué pasa si se van? ¿Dependemos de otro equipo que entregue su proyecto primero?
  • Lo que está fuera de alcance. ¿Hay algo que debamos dejar en claro que no cumpliremos? ¿Hay algún "no objetivo" que deba establecerse?

Lo importante a tener en cuenta sobre este documento es que es un documento vivo. Por lo tanto, debe actualizarse y revisarse a medida que salga a la luz nueva información. Como resultado, ¡solo se termina cuando el proyecto está!

¿Realmente necesitas ambos?

 

Como puede ver, existe cierta superposición en el contenido y la audiencia de estos documentos. Si cree que es excesivo para su proyecto mantener ambos, continúe y combínelos en uno. No existen reglas estrictas sobre esto y depende principalmente del tipo de proyectos que haga y para quién sean. Si sus proyectos son principalmente internos de su empresa, es posible que no necesite la separación. Lo principal es que cubras los detalles que son importantes para tu proyecto y tu equipo.

¡Haga que estos funcionen para su proyecto!

 

Si está comenzando un nuevo proyecto o ya lo ha comenzado, convierta en una prioridad que estos documentos se redacten y acuerden. No dejes que tu proyecto se convierta en uno de los muchos que fracasan por falta de planificación.

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