Cuando 2 + 2 = 1/2

Ashley Marron, directora ejecutiva de MindGenius 05/03/2018

Cuando un proyecto toma el doble de tiempo, cuesta el doble del presupuesto y obtienes solo la mitad de lo que esperas, no es de extrañar que la reunión de cierre del proyecto se vuelva enérgica y conflictiva. Entonces, ¿cuál es la clave para prevenir el resultado no deseado del proyecto y esa incómoda reunión final? Una de las reglas clave es asegurar que los Entregables del Proyecto estén directamente alineados con los Objetivos y Metas del Proyecto.

En primer lugar, aclaremos el significado de estos términos:

Objetivos y metas del proyecto: 
Los objetivos y metas son declaraciones que describen lo que logrará el proyecto o el valor comercial que logrará el proyecto. Las metas son declaraciones de alto nivel que brindan un contexto general de lo que el proyecto está tratando de lograr y deben alinearse con las metas comerciales. Generalmente, el proyecto se considera exitoso si los objetivos del proyecto se cumplen con éxito.

Proyectos Deliverable:
Entregable es un término utilizado en gestión de proyectos para describir un producto o servicio tangible o intangible producido como resultado del proyecto que se pretende entregar a un cliente. Un producto puede ser un informe, un documento, un producto de software, una actualización del servidor o cualquier otro componente básico de un proyecto general. Todos los proyectos producen entregables.

Cuando haya terminado de crear sus objetivos y entregables, regrese y asegúrese de que estén todos alineados a lo largo del cronograma del proyecto. Es la falta de verificación continua lo que a veces puede causar la gran sorpresa al final del proyecto cuando los entregables del equipo no son requeridos ni están alineados con el objetivo del proyecto. Durante las reuniones del proyecto, asegúrese de que exista una alineación y de que lo que el equipo está produciendo es lo que realmente se les asignó. Si los objetivos y los entregables no están alineados, debe determinar cómo alinearlos.

No debe tener ningún objetivo que no esté alineado con uno o más entregables. La pregunta que debemos hacernos es qué entregables ayudarán a satisfacer este objetivo. Si no está construyendo algo para satisfacer cada objetivo, es posible que se pregunte cómo va a lograrlo con éxito. Si tiene un objetivo sin un entregable, debe validar si el objetivo es realmente importante. Si es así, deberá agregar o modificar los entregables para satisfacer el objetivo. Si resulta que ha definido todos los entregables que pretende crear, debe eliminar el objetivo. Si no está creando un entregable para respaldarlo, es probable que el objetivo no sea válido para el Proyecto, pero eliminar cualquier objetivo requiere discusiones en profundidad con el patrocinador del proyecto.

Del mismo modo, no desea incluir entregables en el alcance de su proyecto que no ayuden a lograr los objetivos del proyecto. Dado que los objetivos describen el propósito del proyecto, ¿por qué querría crear entregables que no lo ayuden a lograr sus objetivos? Si el producto final es realmente importante, debe trabajar con el patrocinador de su proyecto para determinar el objetivo comercial para su creación. Es probable que haya un objetivo del proyecto que justifique la construcción del entregable, pero aún no está identificado para el proyecto.

Si bien adherirse solo a esta regla y la verificación cruzada de objetivos y entregables no necesariamente previene por completo 2 + 2 = ½, ayudará a asegurar que el proyecto identifique todos los objetivos válidos y entregables que se esperan.

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