Cuando los proyectos chocan

Creador y autor del blog Top Project Management: Bradegeland.com

¿Alguna vez ha tenido un plato lleno de tal vez seis o siete proyectos y todos están en diferentes etapas y no más de uno o dos ocupan mucho de su tiempo en ese momento? La vida parece tranquila, o tan tranquila como un gerente de proyectoLa vida puede ser, y sabes que básicamente planeaste los proyectos para que se tambalearan así y está funcionando perfectamente. Es una gran sensación y todo está bien en el mundo. No estaba seguro de que todas las piezas se iban a convertir en solla, pero en este fragmento a tiempo, todo funciona según lo planeado.

¿Qué sucede cuando el mundo de su proyecto bien escrito se descarrila? No se necesita mucho. Un proyecto se extiende debido a una orden de cambio inesperada. Es un buen problema porque probablemente significa tareas adicionales y esfuerzo de recursos adicionales, por lo que los ingresos adicionales para el proyecto. Pero lo que también puede significar es que se elimine algo como las pruebas de aceptación del usuario (UAT). Ese no es un problema importante del proyecto, pero puede convertirse en un problema importante para el gerente de proyecto, el analista comercial y el equipo del proyecto si de repente está administrando dos proyectos separados con dos clientes necesitados separados que pasan por pruebas de aceptación de usuarios al mismo tiempo.

La idea aquí es superar una situación como esta en ambos proyectos, mantener al equipo o equipos enfocados y progresando y evitar que el cliente o los clientes pierdan la confianza, vean los plazos incumplidos, lo ayuden en la primera línea si es necesario y no llamen. y gritarle a su director ejecutivo que el equipo de entrega no cumple. Ahí, todo debería ser fácil, ¿verdad? De acuerdo, no es fácil, pero aquí hay 3 acciones clave que puede tomar para ayudar a que todo se mantenga en el rumbo y sea productivo ...

Intente negociar nuevas fechas con el cliente. El problema al que se enfrenta es que debido a algunas circunstancias imprevistas, una desaceleración en un proyecto o un cambio de orden de cambio de fechas y el cambio de la línea de tiempo u otro proyecto que avanza repentinamente, ahora tiene dos fases muy activas en curso con dos proyectos diferentes. y los está exprimiendo a usted y a los recursos del proyecto compartido mucho más delgados de lo que anticipaba. Una estrategia es tratar de negociar nuevas fechas de vencimiento con uno o ambos clientes del proyecto, lo que le permite ahora escalonar los dos proyectos para aliviar parte de la carga de trabajo que hace que los recursos de su proyecto sean más delgados de lo planeado en los dos proyectos.

Busque recursos internos adicionales. Siempre es una opción buscar recursos adicionales. Los problemas inmediatos con eso son las nuevas curvas de aprendizaje de recursos, las posibles líneas de tiempo extendidas porque los nuevos recursos deben actualizarse y un presupuesto definitivo porque los nuevos recursos cuestan dinero. Si el problema se debe a los requisitos cambiantes de un proyecto, es posible que pueda obtener los nuevos recursos cubiertos en una orden de cambio. De lo contrario, consumir los gastos de recursos adicionales puede ser la mejor manera de hacer el trabajo y mantener al cliente feliz y accesible.

Si corresponde, origine una orden de cambio. La gestión del alcance puede volverse muy difícil y muy necesaria en momentos como los que estoy describiendo. Si el cambio en el tiempo del proyecto en una fase o entrega se debe a una necesidad del cliente o incluso a una orden de cambio existente que no incluyó este esfuerzo o problema adicional, eso no significa que ahora no pueda volver al cliente con una orden de cambio revisada o nueva. Solo tenga cuidado de sopesar la importancia de esta acción: no quiere perder un cliente o un trabajo futuro por un pequeño esfuerzo o una pequeña cantidad de ingresos. Asegúrate de que sea una colina en la que estés preparado para morir.

Resumen / solicitud de aportaciones

La conclusión es la siguiente: debe idear una estrategia rápidamente. Un cliente no entenderá ni estará de acuerdo con que usted ponga el compromiso de otro cliente en una prioridad más alta que la de ellos ... a menos que el otro proyecto sea un vuelo tripulado a Marte e incluso entonces ... Lo que quieren es que su proyecto se entregue en la fecha de vencimiento original o cerca de ella. el precio acordado. Puede que tenga que asumir los costos para llegar allí, pero lo he hecho con mis clientes de proyectos y clientes de consultoría en situaciones similares si la relación a largo plazo es importante para mí y casi siempre lo es.

Lectores: ¿cuál es su opinión? ¿En qué experiencias como esta te has encontrado y cómo lo manejaste? ¿Terminó con éxito? Comparta y discuta.

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