Guía de 6 pasos para la gestión de proyectos

Gestión de proyectos A menudo puede parecer demasiado complicado, por lo que los procesos profesionales de gestión de proyectos se han desglosado para brindarle un proceso simple que involucra los pasos clave para la finalización exitosa del proyecto: alcanzar los plazos a tiempo y mantenerse dentro del presupuesto.  

Paso 1

Descubra lo que su proyecto necesita para lograr 

Hay piezas clave de información que necesita cuando comienza a administrar un nuevo proyecto:

Propósito

Debe comprender el motivo del proyecto, como el problema que pretende resolver o los beneficios que traerá, así como lo que entregará para lograrlo.

Objetivos

Deberá enumerar los resultados del proyecto: lo que desea que haya logrado el proyecto después de que se entregue.

Requerimientos clave

Deberá identificar los requisitos de nivel superior en los tres encabezados:

• Alcance: ¿Qué debe ofrecer el proyecto?

• Hora: ¿Hay una fecha en la que deba entregarse?

• Costo (o recursos): ¿Cuál es el presupuesto? ¿Qué personal hay disponible? 

Hitos importantes

Además de registrar la fecha de inicio, también debe registrar la fecha de finalización a la que debe aspirar, solo si la conoce en esta etapa, así como cualquier otra fecha límite clave.

En esta etapa, debe averiguar quién está disponible para ayudar con las tareas que serán necesarias para ejecutar el proyecto.

Paso 2

Descubra quiénes están involucrados y qué quieren

Para garantizar el éxito del proyecto, las personas adecuadas deben participar en el proceso desde el principio. Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, debe hablar con ellas para averiguar qué necesitan del proyecto (sus requisitos).

La forma más valiosa de obtener su opinión es la reunión, en la que reúne a todas las partes interesadas en una sala para intercambiar ideas. Al registrar información en sesiones con el software adecuado, ahorrará tiempo y energía al volver a escribir (y dar sentido a las notas escritas apresuradamente), en comparación con el uso de pizarras blancas o notas adhesivas. Puede usar MindGenius para esto: es fácil capturar información rápidamente.

Paso 3

Decida lo que necesita entregar

41% de proyectos fracasan debido a cambios en el alcance a mitad del proyecto (PWC, 2014). Por lo tanto, es muy importante tener completamente claro qué está y qué no está en el alcance del proyecto, para que sus partes interesadas sepan qué esperar y usted pueda llegar a un acuerdo sobre el alcance.  

Presente el osciloscopio visualmente y hable sobre cada parte (MindGenius es genial para esto, no dude en probarlo). Brinda a las partes interesadas la oportunidad de detectar brechas y le permite asegurarse de que no se pierdan ni malinterpreten nada.

Paso 4

Programa las tareas

Antes de decidir la fecha de finalización de su proyecto, deberá estimar cuánto tiempo tomarán las tareas para que se establezca una fecha límite realista.

Enumere, calcule y asigne sus tareas

Para cada tarea, debe estimar cuánto tiempo tomaría. Luego, debe asignar esa tarea a alguien, ya sea usted o uno de su equipo.

Visualice su línea de tiempo con un diagrama de Gantt

Si utiliza una herramienta como MindGenius, puede crear y adaptar su diagrama de Gantt de forma rápida y sencilla. Al agregar fechas a cada una de sus tareas, desbloquea la capacidad de convertir automáticamente su mapa en un diagrama de Gantt. Es fácil de adaptar, por ejemplo, si necesita cambiar las fechas o la secuencia de tareas. También puede asignar personas a tareas. 

Paso 5

Gestionar el trabajo y completar el proyecto.

Supervise el progreso prestando mucha atención a cada tarea en progreso para asegurarse de que nada se deslice. Preste atención a sus hitos, como la finalización de una fase o un entregable.

Informe sobre el estado 

Los aspectos clave sobre los que informar son los entregables o hitos de nivel superior. Puede exportar su proyecto a PowerPoint, Excel y Word para crear un informe completo sobre el estado de su proyecto.

Al monitorear e informar sobre el progreso, puede abordar de manera efectiva cualquier cambio antes de que se convierta en un problema importante y completar con éxito el proyecto.

Paso 6

Aprender lecciones

Este paso a menudo se puede olvidar o ignorar; sin embargo, es importante identificar qué salió bien, qué no y qué se puede hacer en varias etapas a lo largo del proyecto o como revisión final. Estas lecciones deben luego compartirse entre el equipo y el resto de su organización para que puedan aplicarse a proyectos futuros.

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