Mapas mentales para la gestión de proyectos

MindGenius 22/01/2018

No es el escenario más obvio para los gerentes de proyectos o los trabajadores de proyectos: usar software de mapas mentales para planificar los requisitos del proyecto, crear estructuras de desglose del trabajo (WBS), luego usar el mismo software de mapas mentales para programar y monitorear, controlar y cerrar en forma continua: lo que los mapas mentales podrían agregar o contribuir a la gestión de proyectos ¿proceso?

• ¿Hay ventajas o beneficios?
• ¿Cómo puede haber un ajuste?
• ¿En última instancia, ahorra tiempo y esfuerzo?
• ¿Qué posible diferencia o valor puede aportar este enfoque?

De manera similar a la adopción de cualquier otro proceso, herramienta o solución, el uso de software de mapas mentales debe brindar valor, beneficios tangibles, mejora de procesos, mayor eficiencia y productividad mejorada. Por tanto, las expectativas y los requisitos no son diferentes. Entonces, ¿el software de mapas mentales, particularmente en un entorno de gestión de proyectos, cumple?

Absolutamente lo hace, exploremos cómo ...

1. Planificación 

Mind Mapping le permite capturar y visualizar rápidamente el front-end crucial de su proyecto. 
Los mapas en general son una excelente manera de leer, asimilar y comprender la información y los datos. El mapeo también ayuda a reducir la "sobrecarga de información" que a veces obstaculiza la comprensión, la toma de decisiones y, en general, el avance.

La metodología de mapas mentales, por ejemplo, las relaciones de rama padre / hijo, junto con la metodología de "desglose", proporciona una metodología visual y muy eficaz para generar ideas, estratificar cada nivel de detalle, ordenar o agrupar y obtener estructura y jerarquía de fases y etapas de alto nivel, hasta todas las tareas y actividades involucradas.

El proceso atractivo, colaborativo y visual de Mapping proporciona estructura, flujo y ayuda a la claridad y comprensión de la información capturada (como un todo o en sus partes componentes).

El software moderno de mapas mentales proporciona el beneficio adicional sustancial de poder categorizar y filtrar parámetros como prioridades, importancia, riesgo, etc., así como de poder aplicar recursos y escalas de tiempo, todo lo cual mejora el tiempo y el esfuerzo dedicados a tratar de comprender y analizar la información e introducir más impulso y eficiencia para avanzar en el proceso de planificación.

Con demasiada frecuencia, los trabajadores del proyecto comienzan con la programación, recurriendo a listas, hojas de cálculo, herramientas de programación, etc. El uso de mapas mentales proporciona el gran beneficio de la visualización y la ventaja de la “pizarra virtual / rotafolio” para subir la apuesta en la etapa crítica de planificación.

Esto respalda el espíritu de “planificación para el éxito” en el que una planificación adecuada y bien pensada aumenta las posibilidades de éxito (lo opuesto al enfoque de “no planificar, planificar para fracasar”). Mapas mentales, sin duda el front-end creativo de valor agregado a la planificación del proyecto.

2. Programación

Habiéndose beneficiado de una planificación exhaustiva y la creación de requisitos de proyecto mapeados (WBS), los mapas mentales ahora se pueden convertir instantáneamente y sin esfuerzo en un diagrama de Gantt para una programación eficaz.
Una opción puede ser utilizar la funcionalidad de exportación de MS Office y exportar el contenido del mapa a MS Project. Esta es una función rápida y sin problemas con una salida programada de MS Project Gantt lista para usar que ahorra tiempo y esfuerzo.

Sin embargo, para una transición aún más eficiente y verdaderamente fluida del mapa a la vista de Gantt, y eliminando la necesidad de MS Project, el modo de proyecto integrado / vista de Gantt proporciona la funcionalidad ideal para la programación de proyectos.

Una vez más, la interfaz de usuario fácil e intuitiva garantiza que se invierta menos tiempo y esfuerzo en la asignación de recursos y escalas de tiempo, vinculación de tareas e interdependencias, establecimiento de reglas y restricciones, identificación de hitos del proyecto y ruta crítica, así como visualización y administración de subasignación y sobreasignación de recursos.

El hecho de que la vista de Gantt esté integrada dentro del software de mapas mentales significa que el mapa y el diagrama de Gantt están sincronizados, brindando opciones y beneficios adicionales como cambiar de una vista a otra, alteraciones de mapas, adiciones, cambios, etc., mientras que Gantt Ver sincronizar garantiza que todos los cambios se adopten inmediatamente dentro del cronograma del proyecto.

3. Supervisión y control

Tanto las interfaces de mapeo como de diagrama de Gantt brindan la funcionalidad para continuar monitoreando y administrando todas las tareas y actividades individuales, así como las etapas de alto nivel del Proyecto.

Cada tarea se puede gestionar actualizando el estado en términos de progreso hasta su finalización.

Una funcionalidad de filtrado integral le permite filtrar en cualquier mapa o criterio de vista de Gantt, como sus propias tareas, fechas de vencimiento, tareas vencidas, tareas completadas, etc. Esto proporciona un mecanismo para que todos los trabajadores del proyecto colaboren y administren de manera proactiva las tareas y etapas del proyecto hasta su finalización.

La comunicación y la colaboración también son un componente importante del software de mapas mentales con una variedad de funciones y características para permitir que ese proceso sea lo más eficiente posible. Esto se ejecuta a través de una variedad de opciones como filtrado, licencias de visor, impresión, uso compartido de archivos, exportación a MS Excel y la exportación a MS Project si es necesario.

4. Presentación de informes

Para aumentar los mecanismos y la funcionalidad de monitoreo y control, el software de mapas mentales puede proporcionar una funcionalidad integral y de informes.

Un ejemplo de esto en MindGenius, el software líder de mapas mentales de negocios, es la forma en que exporta todos los datos del proyecto a un informe profesional y listo para presentaciones en MS Word. Esta es una forma muy eficaz de retratar todos los aspectos del estado y el progreso del proyecto en un formato muy visual, atractivo, colaborativo y fácil de entender.

Los informes del proyecto presentan datos cruciales del proyecto para informar a todas las partes interesadas sobre:

  • Descripción general del estado del proyecto
  • Hitos del proyecto
  • Resúmenes de proyectos (% completo, No de tareas, Cuadro)
  • Informe de tareas (completadas, vencidas, vencidas)
  • Informe de tareas críticas

Conclusión

No hay duda de que el software moderno de mapas mentales proporciona una plataforma que sobresale en la etapa de planificación inicial. Sin embargo, toda la plétora de funciones de valor agregado ahora brinda un nivel completamente nuevo de eficiencia, claridad, enfoque y productividad general a la planificación, programación y administración de todo el ciclo de vida del proyecto.

Todo esto sin hacer que todo el proceso sea engorroso o complicado: una ventaja real para las empresas que no solo buscan herramientas, sino también para las empresas que buscan un proceso subyacente que proporcione una metodología sólida, simplicidad y visibilidad de suma importancia en todos los aspectos de los proyectos. .
Todo lo anterior solo demuestra que el software de mapas mentales ha avanzado enormemente desde el advenimiento de los mapas mentales tradicionales convencionales hace muchas décadas. Cualquiera que haya sido su experiencia pasada con los mapas mentales, cualesquiera que sean las preconcepciones o incluso los conceptos erróneos, este es un enfoque cada vez más popular y en constante crecimiento para las personas involucradas en todos los aspectos del trabajo del proyecto, independientemente del tipo y tamaño.

Si está buscando una forma innovadora, creativa y completa de visualizar, planificar, programar y administrar el trabajo del proyecto con la ventaja adicional de tener una herramienta igualmente adecuada para todas las demás actividades del día a día (por ejemplo, lluvia de ideas, investigación, gestión de reuniones, resolución de problemas, planificación, etc.) necesita analizar seriamente el software de mapas mentales para mejorar la productividad.

Si aún no lo ha hecho, considere MindGenius para la gestión de proyectos o cualquiera de las situaciones anteriores en su trabajo diario. Si necesita ayuda o asistencia, existen numerosos recursos tanto dentro de MindGenius Help como dentro del Sección de recursos de nuestro sitio web.

También brindamos asesoramiento y servicios de consultoría y capacitación profesional para ayudarlo a aprovechar al máximo MindGenius y su aplicación para muchos usos comerciales y educativos.
Contáctanos en cualquier momento en info@mindgenius.com, ¡estaremos encantados de ayudarte!

Compartir en facebook
Facebook
Compartir en twitter
Gorjeo
Compartir en email
Correo electrónico
Compartir en linkedin
LinkedIn
Vea usted mismo la diferencia que hará MindGenius en sus proyectos ...

Durante su prueba gratuita, le mostraremos cómo MindGenius hará que la gestión de proyectos sea más simple, más completa, y más agradable….