Tareas ... Manténgase encaminado

MindGenius 15/01/2018

Es lo que todos hacemos ... independientemente de nuestro título, función laboral o dónde estamos ubicados en nuestro negocio u organización, la productividad y la eficiencia del negocio diario depende de que todos asuman la responsabilidad de garantizar que todo lo que se les encomiende hacer se hace lo mejor que pueden y a tiempo. 

Suena simple, ¿no? Y, por supuesto, hay mucho más que esta visión bastante simplista.

Entonces, ¿por qué es entonces, si es un concepto tan simple, que continuamente nos encontramos con fechas límite incumplidas, tareas incompletas, falta de claridad en las prioridades, propiedad y escalas de tiempo, etc., etc.

Pero en primer lugar, volvamos a lo básico ... 

Consideremos primero la definición de "Tarea". Los temas más comunes son “un trabajo asignado o realizado como parte de las funciones propias” y “un trabajo por hacer o emprender”. En la gestión de proyectos, una "Tarea" es "una actividad que debe realizarse dentro de un período de tiempo definido o antes de una fecha límite".

"Gestión de tareas" se define ampliamente como "la proceso de gestión de tareas a través de su ciclo de vida ”; también “un proceso formalizado para lograr un resultado identificado”. En particular, me gusta este: “un enfoque coherente, claro y visible para garantizar que las actividades importantes se realicen para lograr las metas y los objetivos individuales y de equipo”. 

Probablemente se le ocurran otras variaciones. Es posible que todos tengamos una redacción diferente y nuestra propia forma de describir las tareas y la gestión de tareas, pero estoy seguro de que estará de acuerdo en que se trata de la esencia de todo lo anterior. 

También vale la pena enfatizar que gestión eficaz de tareas da como resultado individuos, equipos y, de hecho, organizaciones enteras, logrando objetivos, metas y metas. 

Con mayor razón debemos tomar la gestión de tareas, en todas sus formas, en serio y adoptar un “enfoque coherente, claro y visible” para planificar, priorizar, asignar, realizar y completar todas las tareas necesarias para cumplir nuestros objetivos organizativos. 

He creado un mapa MindGenius de lo que veo como una descripción general de los elementos clave de la gestión de tareas. 

Dentro de un entorno empresarial, la gestión eficaz de las tareas depende en gran medida de una variedad de dinámicas y una combinación de habilidades, conocimientos y experiencia individuales; así como, dentro de un equipo o contexto organizacional, una comunicación, colaboración, etc. clara y eficaz. 

Sin embargo, en términos de un proceso o modelo, los aspectos clave pueden ser, por ejemplo: 

Plan - Cree una lista de tareas, sea claro en los objetivos específicos para cada uno y visualícelos (por ejemplo, un mapa) para ayudar a la claridad, el enfoque y la comprensión
Categorizar: para listas de múltiples tareas, puede ser útil y proporcionar un mayor enfoque si las tareas están categorizadas o agrupadas (por ejemplo, naturaleza de la tarea / actividad)

Priorizar - Para tareas múltiples, es invariablemente un caso de “lo primero es lo primero”, por lo que las decisiones deben tomarse por orden, secuencia y prioridad. Es posible que sea necesario considerar parámetros como la complejidad, la importancia, la urgencia, etc.
Propiedad: para múltiples tareas que requieren la contribución de más de una persona, la comunicación efectiva de la asignación y la propiedad de las tareas es crucial.

Escalas de tiempo - vinculado con la propiedad y la responsabilidad de las tareas está el acuerdo de escalas de tiempo para cada tarea, particularmente crucial en las múltiples tareas y las interacciones potencialmente complejas requeridas dentro de los proyectos
Realizar / Ejecutar: la etapa de "hacerlo". Exigir que todas las tareas comiencen a tiempo, mantengan el impulso, cumplan con la urgencia y la fecha límite y sean monitoreadas y administradas hasta su finalización, ¡de la manera más efectiva y sin dolor posible! Dentro de todo esto tener la capacidad y flexibilidad para adaptarse a cualquier cambio necesario
Finalización: garantizar que todas las tareas se controlen y gestionen hasta su finalización, a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo todos los criterios y objetivos descritos desde el principio.

MindGenius permite una gestión de tareas eficaz: cada tarea identificada, aclarada, visualizada, hasta la funcionalidad fácil de usar que mantiene todas sus tareas supervisadas y gestionadas hasta su finalización.

Desde la lluvia de ideas sobre tareas individuales o grupales, el mapeo de planes de acción en reuniones, hasta el mapeo de una estructura de desglose del trabajo del proyecto, MindGenius permite sin esfuerzo que el proceso descrito anteriormente se vuelva vivo, visible, no complicado y totalmente manejable. 

MindGenius Ltd proporciona una amplia gama de soluciones de formación y consultoría personalizadas para personas y equipos. Si necesita mejorar la forma en que se planifican, ejecutan y administran las tareas o proyectos de la manera MindGenius, comuníquese con su gerente de cuenta o envíe un correo electrónico info@mindgenius.com

- Estaremos encantados de analizar sus opciones. 

¿Qué proceso sigue para la gestión de tareas? ¿Cómo encaja MindGenius en ese proceso? 

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