A menudo, un proyecto se iniciará para mejorar algo o para resolver un desafío al que se enfrenta la empresa. Por lo tanto, es muy probable que exista una necesidad urgente de actuar y hacer algo. Puede haber muchos enfoques que podrían funcionar, pero es posible que no todos sean adecuados para la empresa.
La importancia de planificación de proyectos se subestima y, a menudo, se malinterpreta. Algunas personas creen que la planificación de proyectos significa tomar una lista de tareas y resolver lo siguiente:
- Duración de las tareas
- Cualquier tarea que dependa de que se complete otra tarea antes de que pueda comenzar
- Quién será el responsable de trabajar en cada tarea.
- Programando toda la actividad
Esos elementos forman parte de la planificación del proyecto, sin embargo, lo primero que se debe hacer es comprender el alcance del desafío o problema y encontrar las muchas formas posibles de resolverlo.
La gente se acercará a esto de diferentes maneras; mi opción preferida es un mapa mental. Algunas personas pueden argumentar que no hay lugar para los mapas mentales en los negocios o en la planificación de proyectos. Mi respuesta sería: no lo rechaces hasta que lo hayas probado. Los mapas mentales son más que imágenes bonitas. Los mapas mentales para las empresas consisten en desglosar la información para decidir la mejor y más apropiada acción necesaria.
Mapas mentales es una forma muy eficaz de determinar qué se debe hacer; comience por explorar algunas preguntas:
A medida que responde a estas preguntas, ya sea individualmente o en equipo en una sesión de lluvia de ideas, desarrolla una representación visual de todos los escenarios posibles. El uso de este enfoque le permite analizar la información que ha acumulado para priorizar y seleccionar el curso de acción más apropiado.
El resultado es que el equipo se concentra en las tareas correctas y los residuos se reducen o eliminan. Es decir, reducir los costos desperdiciados, reducir el tiempo desperdiciado y reducir los recursos desperdiciados.
Pruébelo usted mismo en su próximo proyecto o en cualquier área de su negocio donde haya tenido el desafío de mejorar algo. Hemos construido un Guía y plantillas de gestión de proyectos para ayudarlo a comenzar.
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